Microsoft 365 Copilot วางเป้าพลิกโฉมการเตรียมการประชุมและประสิทธิภาพการทำงาน

Microsoft 365 Copilot aims to transform meeting prep and productivity

สำหรับ AI เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานตัวใหม่ของ Microsoft “บริบท” คือคีย์สำคัญในการช่วยให้ AI สามารถดึงข้อมูลจากทั่วทั้งระบบของ Microsoft 365 มาใช้เพื่อลดเวลาในการเตรียมการประชุม

Microsoft ได้ผสานรวมเทคโนโลยี AI เข้ากับแพลตฟอร์ม Microsoft 365 ทั้งหมด โดยมุ่งหวังให้ธุรกิจต่างๆ ประหยัดเวลาที่ต้องใช้ไปกับการประชุมให้ได้มากที่สุด

ตัวช่วย AI ที่ว่านี้มีขื่อว่า 365 Copilot ซึ่งกำลังจะมาเสริมการทำงานในแอปพลิเคชันของ Office และสามารถลดเวลาการจดบันทึกการประชุม การค้นหาอีเมล รวมถึงช่วยร่างประเด็นพูดคุยไว้ได้ด้วย

Copilot ถูกกล่าวว่าเป็น "เครื่องช่วยประหยัดเวลา" ในการสาธิตผ่านทางสตรีมสด โดยสามารถเตรียมจดบันทึกการประชุมและเตรียมประเด็นที่ต้องพูดคุยสำหรับประชุมกับลูกค้า ช่วยร่างเอกสารใน Word วิเคราะห์และแสดงข้อมูลจาก Excel อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงช่วยหาอีเมลสำคัญๆ ในกล่องจดหมายของผู้ใช้งานด้วย

คุณสมบัติที่น่าสนใจของ Copilot คือความสามารถในการจัดเตรียมเอกสารก่อนการประชุม โดยการอ่านข้อมูลจากชุดเครื่องมือ 365 ทั้งหมด เพื่อเตรียมสิ่งที่ควรอ่านและแจ้งกำหนดการที่จะถึง เพื่อให้พนักงานได้เตรียมตัวล่วงหน้าตั้งแต่เนิ่นๆ

ฟีเจอร์ Business Chat ของ Copilot ยังสามารถนำข้อมูลจากรายงานการประชุม อีเมล ปฏิทิน และการสนทนา มาจัดทำสรุปการติดต่อกับแต่ละรายบุคคลได้ โดยการอ้างอิงที่มาและนามบัตรของลูกค้าที่สำคัญ

เครื่องมือ AI ตัวนี้ยังมีความสามารถในการสรุปเหตุการณ์จากการประชุมสด ทำความเห็นสรุปว่าโดยภาพรวมคนในกลุ่มรู้สึกอย่างไรกับเนื้อหาที่ได้ถูกพูดถึงไปแล้ว และยังให้คำแนะนำเรื่องประเด็นที่ยังจำเป็นต้องพูดถึงได้อีกด้วย

เมื่อการประชุมใกล้จบ Copilot ยังทำรายการสิ่งที่ต้องทำขั้นต่อไปได้ โดยบันทึกลงระบบ CRM ที่ผู้ใช้เลือกใช้อยู่ได้ทันที

สำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน Copilot สามารถทำงานได้ทั้งสองทิศทาง โดยดึงข้อมูลที่บันทึกจาก CRM เพื่อช่วยให้เข้าใจบริบทของอีเมล แผนการประชุม และการแสดงผลการสื่อสารโดยอัตโนมัติอื่นๆ

Microsoft Copilot 365: การทำงานร่วมกับอีเมล

Copilot ดึงบริบทของผู้ใช้มาช่วยลดระยะเวลาที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลไว้ด้วยกันหรือจัดการข้อมูล ทั้งยังสามารถดึงข้อมูลที่อยู่ใน Tasks ซึ่งก่อนหน้านี้ดึงมาใช้โดยอัตโนมัติได้ยาก ตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ catchup สำหรับอีเมล ซึ่งรวบรวมอีเมลที่ถูกพิจารณาเป็นเรื่องด่วนเป็นกลุ่มเดียวกัน

“เราต่างเจอปัญหาการคัดแยกกล่องข้อความ” Sumit Chauhan รองประธานบริษัทของกลุ่ม Office จาก Microsoft กล่าว

"บางครั้ง กล่องข้อความอีเมลทำให้เราไม่สามารถโฟกัสกับงานสำคัญได้ แต่ในเวลาเดียวกัน คุณก็ต้องตอบกลับอีเมลที่สำคัญเช่นกัน Copilot จะช่วยแยกสัญญาณจากเสียงรบกวนและช่วยคืนเวลาให้คุณได้ เครื่องมือนี้ช่วยคุณจัดการกล่องข้อความอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเน้นการไฮไลท์อีเมลที่สำคัญที่สุดเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะทำอะไรก่อน"

Copilot ยังจะมีให้ใช้งานบนแอป Outlook และยังสามารถสรุปเอกสารอีเมลที่ยาวรวมถึงเอกสารแบบสเปรดชีตเกี่ยวกับการขาย ให้อยู่ในรูปแบบข้อความและกราฟที่เข้าใจง่าย ข้อความที่สร้างขึ้นด้วยวิธีนี้สามารถแก้ไขได้เต็มที่และยังสามารถเปลี่ยนระดับภาษาหรือความกระชับของอีเมลได้ในแค่คลิกเดียว

Microsoft Copilot 365: เอกสารอัจฉริยะ

การเลือกและแปลงเอกสารคือฟังก์ชันหลักของ Copilot โดย Microsoft บอกว่าความสามารถนี้มีขึ้นเพื่อช่วยดึงข้อมูลจากหลายแหล่งมาแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ทำให้เครื่องมือ AI สามารถเปลี่ยนวิธีทำงานของคนไปอย่างสิ้นเชิง

Copilot ดำเนินการประมวลผลและดำเนินงานที่เรียกว่า ‘The Copilot System’ ซึ่งรวมแอปพลิเคชัน 365, Microsoft Graph และโมเดลภาษาขนาดใหญ่ (Large Language Model: LLM) เข้าไว้ด้วยกัน

Microsoft Graph คือแพลตฟอร์มพัฒนา API สำหรับ Microsoft 365 ซึ่งประกอบด้วยเนื้อหาและบริบทจากไฟล์ การสนทนา ปฏิทิน และอีเมล โดย Microsoft กล่าวว่า Copilot ดึงข้อมูลทั้งหมดนี้เพื่อทำให้ผลลัพธ์เป็นไปตามบริบทและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจแต่ละรายให้ได้มากที่สุด โดยดำเนินการด้วยวิธีที่ปลอดภัยเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวและเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

บริษัทยังระบุว่า Copilot ใช้ GPT-4 ซึ่งเป็นโมเดล multimodal ที่มีกำลังการทำงานสูงของ OpenAI ที่เพิ่งเปิดตัวสัปดาห์นี้ ในส่วน LLM นั้นผ่านการฝึกด้านปริมาณข้อมูลธุรกิจที่ "มากแต่จำกัด" มาแล้ว โดยบริษัทเน้นย้ำว่าข้อมูลผู้ใช้งานและข้อแนะนำจะไม่ได้ถูกนำมาใช้ในการฝึก AI

ในส่วนของการนำแอปพลิเคชัน เนื้อหา และบริบทจากชุดของลูกค้ามารวมกัน ทำให้ Microsoft ตั้งเป้าว่าจะทำให้กลายเป็นการทำงานอัตโนมัติแบบอัจฉริยะอย่างเต็มรูปแบบ

สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในรูปแบบที่ใช้ร่วมกันของแถลงการณ์ที่นำ AI มาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยยังมี Copilot ของ GitHub หรือ 'AI copilot' สำหรับ Edge และตอนนี้ Copilot ของ Microsoft 365 ได้วางรากฐานขั้นต่ำที่อย่างน้อยบริษัทก็ต้องทำในการทำให้ AI ที่ช่วยเหลือผู้ใช้ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างประสบการณ์แบรนด์ แทนที่จะจำกัดมันไว้กับบางซอฟต์แวร์

Microsoft Copilot 365: ฟังก์ชันการประหยัดเวลาแบบขั้นสุด

ความสามารถในการประหยัดเวลาที่มาจาก Copilot ได้รับการเน้นในการสาธิตวิธีการที่ Copilot ช่วยทำให้ Power Automate ของ Microsoft เข้าถึงได้ง่ายมากขึ้นได้อย่างไร ผู้ใช้สามารถรีเควสต์ให้มี automated workflow โดยใช้ภาษาธรรมชาติได้เลย และ Copilot จะสร้างไดอะแกรมเพื่ออธิบายลำดับการทำงาน รวมถึงเปิดให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขไดอะแกรมได้ด้วย

Microsoft ได้สาธิตตัวอย่างการใช้งานโดยการให้นักพัฒนาให้ Power Automate สร้างช่อง Teams ส่วนตัวไว้สำหรับเมื่อใดก็ตามที่ลูกค้างส่ง Support Ticket มาให้อย่างเร่งด่วน

หลังจากทำสรุปตัว Workflow ที่ทำมาได้แล้ว Copilot ยังสามารถรับคำติชมจากผู้พัฒนา รวมถึงยืนยันให้ได้เมื่อไรก็ตามที่เกิด Event ตาม Workflow อีกสิ่งที่ Copilot ควรจะทำได้คือสรุปข้อมูลใน Support Ticket รวมถึงแท็กหน่วยงานที่เกี่ยวข้องซึ่งสามารถช่วยได้

“แรกๆ ผู้คนอาจต่อต้านแนวคิดของการใช้ AI แต่ความสามารถในการทำสิ่งต่างๆ เช่น สรุปเอกสารที่มีความยาวและจัดลำดับความสำคัญของอีเมลในกล่องจดหมายของคุณได้นั้น ถือเป็นความสามารถที่ราวกับพระมาโปรดสำหรับคนส่วนใหญ่ที่ต้องเผชิญกับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในทุกๆ วัน” ดร. Andrew Rogoyski ผู้อำนวยการฝ่ายนวัตกรรมและพันธมิตรจาก Surrey Institute for People-Centred AI กล่าว

"นักเขียน เจ้าของลิขสิทธิ์ ผู้เขียนบท และนักข่าวจะต้องทำงานร่วมกับเครื่องมือใหม่เหล่านี้หากต้องการสร้างให้ผลงานทัดเทียมกับคู่แข่ง”

"คาดว่าขั้นตอนต่อไปจะเป็นการขายเครื่องมือ Copilot ของ Microsoft และบริษัทอื่นๆ ให้กับองค์กร โดยที่จะรวมความรู้ทางธุรกิจทั้งหมดของบริษัทใน Copilot เพื่อให้ Copilot เวอร์ชันที่กำหนดเองสามารถให้ความช่วยเหลือที่เหมาะสมกับแต่ละบริษัทได้”

"นี่ยังเป็นอีกหนึ่งความพ่ายแพ้สำหรับ Google ในฐานะบริษัทที่ลงทุนไปกับ Google Workspace ซึ่งเติบโตขึ้นอย่างมากในช่วงโรคระบาด ผู้ที่เปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์คงกำลังถามตัวเองอยู่ว่า นี่เขาเลือกถูกทางแล้วหรือเปล่า"

ที่มา: https://bit.ly/3AzUICX
สนใจสั่งซื้อ Microsoft 365 คลิกที่นี่ https://www.quickserv.co.th/cloud/office/MICROSOFT.html