รู้จัก Gap Analysis – ปัจจัยแห่งความสำเร็จในการพัฒนาองค์กร

การวินิจฉัยจุดอ่อนของธุรกิจของคุณ เพื่อให้ประสบความสำเร็จได้เร็วยิ่งขึ้น

Gap Analysis หรือแปลอย่างง่ายๆ ก็คือ การวิเคราะห์ช่องว่าง ซึ่งก็เป็นการตรวจประเมินเบื้องต้นเพื่อหาความแตกต่างระหว่างระบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบันขององค์กร กับมาตรฐานที่ต้องการจะเป็นในอนาคต จัดว่าเป็นกระบวนการที่ควรดำเนินการเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในองค์กรมีการทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ (Business Goals) และองค์กรยังคงเติบโตตามแผนที่คาดการณ์ไว้ (Projection)

มันควรจะถูกนำมาใช้ในการนำเสนอแผนปฏิบัติการเพื่อนำไปสู่การเติบโตอย่างมีคุณภาพ, การระบุจุดที่ควรลงทุนเพื่อช่วยให้ธุรกิจเจริญรุ่งเรือง หรืออาจจะกล่าวได้ว่ามันเป็นส่วนขยายที่สำคัญของแผนธุรกิจ (Business Plan) ที่นำเสนอแผนงานและเส้นทางที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเป้าหมายที่บริษัทต้องการจะไปให้ถึงในช่วงเวลาหนึ่งปี, สองปี, ห้าปี หรือแม้กระทั่ง 10 ปี ข้างหน้า

ในขณะที่คุณทำการวิเคราะห์ช่องว่าง (Gap Analysis) คุณอาจจะตระหนักถึงช่องว่างที่ค่อนข้างสำคัญ ระหว่างระบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบันของคุณกับมาตรฐานของจุดที่คุณต้องการที่จะเป็น อย่างไรก็ตามการทำ Gap Analysis จะช่วยให้คุณแบ่งกลยุทธ์ (Strategy) ของคุณออกเป็นกลุ่มย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถระบุถึงแหล่งทรัพยากร (Resource) ที่คุณมีอยู่ในตอนนี้ รวมถึงสิ่งที่คุณต้องการเพื่อที่จะให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้

นอกจากนี้ มันยังจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าทรัพยากรเหล่านั้น (ไม่ว่าจะเป็นเงิน, อุปกรณ์ หรือแม้แต่ผู้คน) จะต้องทำอะไรบางอย่างเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ และช่วยให้คุณผ่านพ้นอุปสรรคที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา นี่อาจจะเป็นการเปลี่ยนแปลงของสภาวะทางการตลาด (Market Condition) ยกตัวอย่างเช่น การถอนตัวออกจากสหภาพยุโรปของ สหราชอาณาจักร (Brexit ), การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย (เช่น GDPR) และปัจจัยอื่นๆ ที่อาจขัดขวางความก้าวหน้าของธุรกิจ

คู่มือเกี่ยวกับการทำ Gap Analysis อย่างละเอียดจะอธิบายให้คุณทราบถึงขั้นตอนง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีการสร้าง Gap Analysis และเหตุผลที่คุณควรจะทำการวิเคราะห์ช่องว่างเป็นประจำนั้น ก็เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะไม่อยู่ต่ำไปกว่าระดับมาตรฐานที่วางไว้

กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ

หากคุณต้องการที่จะทำ Gap Analysis คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (Business Objective) ของคุณ แม้ว่าบางทีคุณอาจจะระบุให้สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ทางธุรกิจที่กว้างขึ้นของคุณ, แต่คุณจำเป็นต้องกลับไปทบทวนมันอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกมันมีความเป็นไปได้ที่จะทำสำเร็จ (Achievable), มีความน่าเชื่อถือ (Credible) และชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรของคุณสามารถเข้าใจในวัตถุประสงค์เหล่านั้น

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้ Gap Analysis ให้เป็นรูปเป็นร่างขึ้นมานั้นก็คือ การเริ่มต้นด้วยกระดาษที่ว่างเปล่าและแบ่งออกเป็นสองคอลัมน์ ให้ลงมือจดในคอลัมน์ทางด้านซ้าย สำหรับการปรับปรุง (Improvement) ที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นกับบริษัทของคุณ ส่วนคอลัมน์ทางด้านขวา ให้ลองจินตนาการดูว่า คุณต้องการให้ส่วนใดของธุรกิจของคุณยังคงมีอยู่ต่อไปในอนาคต ยกตัวอย่าง เช่น หากในปัจจุบันคุณไม่มีทรัพยากร (Resource) เพื่อที่จะพัฒนาในพื้นที่บางส่วนของธุรกิจของคุณ ให้ลงรายการข้างๆ กับสิ่งที่เป็นทรัพยากร ที่คุณจะมีในช่วงเวลา หนึ่งปี, ห้าปี หรือช่วงเวลาอื่นๆ ควบคู่กันไป

หากคุณมีการดำเนินการเพื่อทำ Gap Analysis สำหรับทั่วทั้งองค์กรของคุณ มันเป็นความคิดที่ดีที่จะทำเอกสารขึ้นมาเพียงชุดเดียวสำหรับแต่ละหน่วย (Division) หรือแผนก (Department) ดังนั้น มันจึงเป็นเรื่องที่ไม่ลำบากมากนัก และทีมผู้บริหารแต่ละคนก็สามารถที่จะมีสำเนาเฉพาะสำหรับพื้นที่ของตน

หลังจากที่ได้มีการทำแผนที่ (Mapping) ออกมาแล้วว่าคุณอยู่ที่ไหนในตอนนี้และจุดที่คุณต้องการที่จะเป็นในอนาคต โดยคุณสามารถเริ่มต้นวางแผนพัฒนาธุรกิจของคุณจากคอลัมน์ทางซ้ายไปยังคอลัมน์ที่อยู่ทางด้านขวา แต่อะไรคือสิ่งที่ต้องมีในการเปลี่ยนแปลงเพื่อที่จะก่อให้เกิดการพัฒนา?

ทำการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ

ในตอนนี้ถ้าคุณมีเป้าหมายเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่คุณจะต้องทำต่อไปก็คือ ทำการรวบรวมหลักฐานที่แน่ชัด (Hard Evidence) เพื่อที่จะเข้าใจในวิธีการที่จะบรรลุเป้าหมายนั้น ซึ่งสิ่งนี้ทำได้โดยการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ เพื่อให้แต่ละส่วนในธุรกิจของคุณเข้าใจถึงประสิทธิภาพปัจจุบันขององค์กร ก่อนที่จะใช้ข้อมูลนี้กับเป้าหมายของคุณ

ตรวจสอบเฉพาะกิจกรรมที่คุณต้องการปรับปรุง รวมถึงกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมนั้นๆ ด้วยวิธีนี้คุณยังสามารถตั้งเป้าหมายและกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้น เพื่อสร้างวิสัยทัศน์ที่สมบูรณ์ในการนำพาองค์กรให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จในอนาคตข้างหน้า ตลอดจนจัดการลำดับความสำคัญของความต้องการทางธุรกิจของคุณให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้

จากนั้น ทำการแยกแต่ละกิจกรรมที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบและอธิบายประเด็นสำคัญ โดยทำการวิเคราะห์ด้วยข้อมูลที่คุณได้รวบรวมไว้ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่มยอดขายให้กับซอฟต์แวร์ของคุณ คุณอาจจะดูจากจุดที่เกิดของข้อมูล (Data Point) เช่น จำนวนการโทรในการติดต่อหรือการส่งอีเมลที่พนักงานขายของคุณกำลังทำอยู่ หรือหากแคมเปญใดๆ ของคุณประสบความสำเร็จมากกว่า (หรือล้าหลังอย่างจริงจัง) ส่วนที่เหลือก็คือเหตุผลว่าทำไม

นำเสนอสิ่งที่คุณค้นพบ

เนื่องจากการรวมข้อมูลของคุณเข้ากับเป้าหมายและการมีความคิดเกี่ยวกับภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น คุณควรมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในการรับมือกับช่องว่างเหล่านี้เพื่อไปให้ถึงสถานะที่ต้องการในธุรกิจของคุณ ในตอนนี้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่การเรียกลูกค้าให้กลับมาหรือปรับปรุงสถานะของคุณบนโซเชียลมีเดีย หรืออะไรก็ตามที่จำเป็นเพื่อที่จะส่งผลให้บรรลุเป้าหมายนั้นๆ บางทีคุณอาจจะนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาเพื่อช่วยเหลือคุณ ได้เช่นกัน

ด้วยการกระทำดังกล่าว ในขณะนี้คุณสามารถที่จะเห็นวิธีการใช้ทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และยังสามารถที่จะถอนกำลังของทรัพยากรจากรูรั่วทางการเงินในธุรกิจของคุณ

ณ จุดนี้ มันสมควรเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการวิเคราะห์สวอต (SWOT Analysis) ซึ่งเป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมและศักยภาพขององค์กรในปัจจุบัน เพื่อค้นหาและทำความเข้าใจจุดแข็ง (Strength), จุดอ่อน (Weaknesses), โอกาส (Opportunity) และภัยคุกคาม (Threat) ขององค์กรของคุณ เพราะสิ่งนี้จะช่วยให้ข้อมูลในการทำ Gap Analysis ของคุณ โดยการให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการปรับปรุงและวิธีการดำเนินธุรกิจที่จำเป็น เพื่อให้คุณประสบความสำเร็จ

ทำไมการทำ Gap Analysis จึงดีสำหรับธุรกิจของคุณ?

การวิเคราะห์ช่องว่าง (Gap Analysis) จะช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญ (Prioritise) และเข้าใจความต้องการทางธุรกิจของคุณ และที่สำคัญมันยังชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่คุณต้องเอาชนะเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ เมื่อคุณเข้าใจว่าช่องว่างนั้นอยู่ตรงไหนและพวกมันคืออะไร มันจึงเป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้นที่จะระบุถึงวิธีที่จะก้าวผ่านมันไปและจัดลำดับความสำคัญซึ่งจำเป็นต้องมีการจัดระเบียบ (Sorted Out) ก่อนเป็นอันดับแรก

การวิเคราะห์นี้สามารถให้ข้อมูลแบบสรุปของทั้งบริษัท ในระดับสูง (High-level) หรือคุณสามารถแยกย่อยและนำไปใช้กับส่วนต่างๆ เพื่อปรับปรุงพวกเขา โดยทำให้พวกเขาประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม และด้วยการติดต่อสื่อสาร การเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการทำผ่านการกำหนดเป้าหมายใหม่นี้ ยกตัวอย่างเช่น พนักงานทุกคนในองค์กรของคุณรู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไรบ้าง ซึ่งจะทำให้พวกเขามีส่วนร่วมกับความสำเร็จในครั้งนี้เช่นกัน