วิธีที่จะช่วยให้องค์กรของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของเครื่องสแกนเนอร์เดสก์ท็อป

การเลือกซื้อเครื่องสแกนเนอร์เดสก์ท็อป (Desktop Scanner) สำหรับสำนักงานของคุณนั้น นับว่าเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องให้สำคัญ ทั้งนี้ก็เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของเครื่องสแกนเนอร์เดสก์ท็อป นั่นเอง

การเพิ่มขึ้นของอีเมลและข้อความโต้ตอบแบบทันที (Instant Messaging) อาจส่งผลให้จำนวนจดหมายในตู้ไปรษณีย์ลดลงในตอนเช้า แต่จดหมายและข้อความต่างๆ นั้น จะมุ่งหน้าไปยังสำนักงานต่างๆ แทน และคุณเองก็ยังพบว่ารอบๆ ตัวคุณนั้นยังเกลื่อนไปด้วยเอกสารมากมาย เมื่อเวลาของเราถูกนำไปใช้ในการอ่านและตอบสนองต่อการโต้ตอบข้อความทางดิจิตอลมากขึ้น เราจึงมีเวลาที่น้อยลงเรื่อยๆ เพื่อใช้ในการประมวลผลสิ่งพิมพ์

มันไม่ใช่เพียงแค่เรื่องที่เกี่ยวกับอีเมลที่เข้ามาอย่างเดียวเท่านั้น ที่หลายๆ องค์กรจะต้องแก้ปัญหา แต่เอกสารดั้งเดิมที่เก็บรักษาสืบทอดกันมาก็มักจะต้องเก็บรักษาไว้ เพื่อการปฏิบัติตามกฎหมายหรือการอ้างอิงต่างๆ ซึ่งหลายองค์กรจะต้องลงทุนในการจัดเก็บข้อมูลถาวร (Archive Storage) ที่ปลอดภัย สำหรับสินทรัพย์ที่ทำมาจากกระดาษ ทั้งนี้ก็เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีอะไรสำคัญขององค์กรสูญหายไป

แม้ว่าในทุกวันนี้ หลายๆ องค์กรอาจจะมองว่ามันเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น แต่ด้วยค่าใช้จ่ายที่ไม่มากนัก คุณเองก็สามารถที่จะจัดเตรียมเครื่องไม้เครื่องมือทั้งหมด ที่คุณจำเป็นจะต้องใช้ในการทำสำเนาดิจิตอล รวมทั้งกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษได้แล้ว ในวันนี้

นั่นเป็นเพราะอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ในการสแกนนั้น ล้ำหน้ากว่าที่เคยเป็นมา ถ้าให้คุณลองหลับตาแล้วนึกถึงภาพของเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะ (Desktop Scanner) คนส่วนใหญ่ก็อาจนึกถึงภาพของอุปกรณ์แบบแท่น (Flatbed Scanner) ที่เรียบง่าย ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจจะใช้ได้สำหรับทีมเล็กๆ หรือพนักงานที่ทำงานเพียงคนเดียว ที่ต้องการสแกนเอกสารแบบนานๆ ครั้ง แต่ในวันนี้คุณมีตัวเลือกที่มากขึ้นสำหรับธุรกิจ SMB ด้วยระบบป้อนเอกสารความเร็วสูงและซอฟต์แวร์ระดับEnterprise-Grade ที่จะช่วยให้ขั้นตอนการจับภาพ (Capturing),การจัดทำดรรชนี (Indexing) และการจัดเก็บรักษาเอกสารแบบถาวร (Archiving) ทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งถ้ามองในแง่ของการประหยัดเวลาและศักยภาพในการเพิ่มผลผลิตแล้ว สแกนเนอร์เดสก์ท็อป (Desktop Scanner) ระดับ Business-Class ก็อาจจะเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ฉลาดและคุ้มค่าที่สุดlสำหรับธุรกิจของคุณ

การเลือกสแกนเนอร์ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

การเลือกเครื่องสแกนให้เหมาะสมกับขนาดและรูปแบบธุรกิจของคุณนั้น ไม่ได้แปลว่าคุณจะต้องฟุ่มเฟือยไปกับอุปกรณ์ระดับ High-End เพราะสำหรับงานในสำนักงานขนาดเล็กนั้น อุปกรณ์แบบ All-in-One ที่มีคุณภาพระดับ Consumer-Grade ก็อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น HP Envy 5030 ที่สามารถตอบสนองความต้องการในเรื่องของการสแกน (Scanning) และงานพิมพ์ต่างๆ สำหรับทีมที่มีพนักงานประมาณหกคนหรือมากกว่านั้น ซึ่งสามารถรองรับได้ทั้งการเชื่อมต่อด้วย USB และ Wi-Fiดังนั้น มันจึงเป็นเรื่องง่ายที่จะแบ่งปันความสามารถในการสแกน สำหรับพนักงานหลายๆ คน รวมถึงการเลือกใช้บริการ Instant Ink ของHP ก็จะช่วยลดความยุ่งยากในการสั่งซื้อและชำระเงินสำหรับการเติมหมึก แทนที่จะต้องรอจนกว่าตลับหมึกของคุณจะแห้ง เพียงแค่คุณเลือกชำระค่าสมัครแบบรายเดือนตามจำนวนหน้าของเอกสารที่คุณคาดว่าจะพิมพ์เท่านั้น ทุกอย่างก็เรียบร้อย

สำหรับราคาเริ่มต้นนั้น จะเป็นการคิดราคาเริ่มที่ 15 หน้าต่อเดือนหรือน้อยกว่านั้น ดังนั้น หากคุณมีความต้องการพิมพ์เพียงเล็กน้อย ในแต่ละเดือนคุณอาจจะไม่ต้องจ่ายหมึกอีกเลย หรือหากคุณต้องการที่จะพิมพ์เอกสารที่มีจำนวนหน้ามากกว่านี้ ต้นทุนก็จะเพิ่มขึ้นตามลำดับ ซึ่งก็มีให้เลือกมากมายหลายระดับ โดยระดับสูงสุดนั้นราคาจะอยู่ที่ 7.99 ปอนด์ สำหรับการพิมพ์เอกสารจำนวน300 หน้าต่อเดือน ซึ่งไม่ว่าคุณจะใช้งานมันอย่างไร เครื่องพิมพ์ก็จะทำการรายงานจำนวนหน้ากระดาษที่คุณกำลังพิมพ์ นั่นจึงเป็นสาเหตุที่ทำให้ HP ทราบและจัดส่งตลับหมึกทดแทนมาให้ ก่อนที่น้ำหมึกที่คุณใช้อยู่จะหมดไปเสียอีก

สแกนเนอร์ระดับ Consumer VS ระดับ Business

สแกนเนอร์ในระดับ Consumer MFP นั้น อาจจะเพียงพอสำหรับการใช้งานในสำนักงานขนาดเล็ก แต่ถ้าคุณต้องสแกนเอกสารจำนวนหลายสิบหน้าในทุกๆ วัน คุณจะต้องมองหาสแกนเนอร์สำหรับการใช้งานระดับองค์กร (Business Scanners) ที่สร้างขึ้นมาเพื่อรองรับ Workload ระดับมืออาชีพ

สแกนเนอร์ความเร็วสูง (High-Throughput Scanner) นั้น ไม่เพียงแต่จะถูกสร้างให้มีความแข็งแกร่งมากขึ้นเท่านั้น แต่มันยังจะต้องมีคุณสมบัติอื่นๆ เพิ่มเติม เพื่อช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ยกตัวอย่าง เช่น ถาดบรรจุเอกสารและตัวป้อนกระดาษ ที่จะช่วยให้คุณสามารถโหลดกระดาษได้หลายหน้าพร้อมกัน สำหรับการสแกนเอกสารที่มีการทำงานแบบอัตโนมัติ (Unattended Scanning) นอกจากนี้ บางคนก็ถึงกับต้องมีอุปกรณ์รับสัญญาณแบบสองด้านที่สามารถพลิกหน้ากระดาษได้โดยอัตโนมัติ สำหรับการสแกนแบบสองด้าน (Double-Sided Scanning)

สำหรับสำนักงานขนาดกลาง WorkForce DS-970ของ Epsonที่มีราคา £1,000ก็จัดว่าเป็นตัวอย่างที่ดีของเครื่องสแกนที่เหมาะสม ซึ่งมันจะประกอบด้วยตัวป้อนเอกสารที่สามารถป้อนได้มากถึง 100แผ่น พร้อมด้วยความเร็วที่ทำได้ถึง 85หน้า ต่อนาที โดยมันสามารถจัดการกับกระดาษที่มีน้ำหนักตั้งแต่ 27แกรม ที่มีความบาง ไปจนถึงการ์ดที่มีขนาด 413แกรม ดังนั้น มันจึงสามารถรับมือกับเอกสารได้ทุกประเภท และมันก็ยังมีโหมดการสแกนสำหรับกระดาษที่มีความยาว ซึ่งช่วยให้มันสามารถรองรับแบนเนอร์ที่มีความยาวได้มากกว่า 6เมตร เพียงแต่คุณจะต้องทำความเข้าใจก่อนว่า บริการเพื่อเชื่อมโยงระบบเครือข่าย (Network Connectivity) นั้น จะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ที่ประมาณ £230โดยที่ยังไม่ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) เช่นเดียวกับตัวเลือกการบริการอื่นๆ ซึ่งจะครอบคลุมทั้งการสับเปลี่ยนออก (Swap-Out)แบบ On-site หรือแม้แต่การกลับไปยังค่าเริ่มต้น ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่ £360 เป็นเวลา 5 ปี

สแกนเนอร์แบบเลื่อนกระดาษอัตโนมัติ (Desktop Sheet-fed Scanner)

มันเป็นสแกนเนอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดและเร็วที่สุด ซึ่งสแกนเนอร์ประเภทนี้จะรับกระดาษแล้วค่อยๆ เลื่อนหน้ากระดาษแผ่นตัวป้อนเอกสารแบบอัตโนมัติ แต่ถ้ามองไปรอบๆ ตัว คุณจะพบสแกนเนอร์ที่มีขนาดกะทัดรัดบางตัวก็สามารถที่จะมีตัวป้อนกระดาษของพวกเขาเอง ซึ่ง Fujitsu ก็จัดว่าเป็นหนึ่งในผู้ผลิตที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในเรื่องนี้ และยังถือครองส่วนแบ่งตลาดไว้ได้มากที่สุด ด้วยผลิตภัณฑ์ที่อยู่ในกลุ่ม ScanSnapของพวกเขา

หนึ่งในรุ่นที่มีความโดดเด่นมากที่สุด นั่นก็คือ ScanSnap iX1500 เนื่องจากมันสามารถเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอลด้วยความเร็วที่30 หน้าต่อนาที และยังสามารถป้อนเอกสารได้มากถึง 50 แผ่น สำหรับการสแกนแบบอัตโนมัติ นอกจากนี้มันยังมีหน้าจอระบบสัมผัสในตัวสำหรับการควบคุมโดยตรง หรือคุณสามารถใช้การเชื่อมต่อ Wi-Fi เพื่อส่งคำสั่งในการสแกนแบบไร้สาย จาก PC, Mac, iOS หรืออุปกรณ์ Android อื่นๆ หรือแม้แต่การส่งเอกสารจากเครื่องสแกนไปยังบัญชีคลาวด์โดยตรง โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์

ส่วนฟังก์ชั่นอื่นๆ ที่มันสามารถทำได้อย่างยอดเยี่ยม นั่นก็คือ ฟังก์ชันพิเศษที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับการ Scan นามบัตรและใบเสร็จรับเงินเพื่อความพร้อมในการใช้งาน พร้อม Tray เสริมสำหรับเอกสารขนาดต่างๆ รวมทั้งการยึดเอกสารขนาดใหญ่ที่จะต้องพับครึ่งก่อนที่จะป้อนเข้าเครื่องสแกน และที่มากไปกว่านั้น ในทางเทคนิคแล้วมันเป็นสแกนเนอร์สองเครื่องในหนึ่งเดียว เพราะด้วยหัวสแกนแบบคู่ที่ช่วยให้มันสามารถสแกนได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลังของเอกสารพร้อมกันด้วยการสแกนเพียงครั้งเดียว เพื่อให้การสแกนทั้งสองด้านเป็นเรื่องที่ไม่ต้องยุ่งยากอีกต่อไป

ScanSnap iX1500 จัดว่าเป็นสแกนเนอร์เดสก์ท็อปที่ยอดเยี่ยมกว่าDesktop Scanner ทั่วๆ ไปเป็นอย่างมาก ดังนั้น มันจึงมีราคาที่แพงกว่าอย่างเห็นได้ชัด อย่างไรก็ตาม ในช่วงเวลาที่เราเขียนบทความอยู่นี้ คุณสามารถหาซื้อได้ในราคาที่เหมาะสมที่ประมาณ £425 จาก Amazon

สแกนเนอร์สำหรับงานที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

มาถึงตอนนี้ทุกอย่างก็ยังคงดูปกติดี แต่ถ้าหากธุรกิจของคุณมีความต้องการใช้งานที่แตกต่างไปจากเดิม อะไรจะเกิดขึ้น? ถือว่าเป็นเรื่องที่น่ายินดี เพราะยังมีเครื่องสแกนอีกมากมายที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบสนองกับงานที่เราไม่ค่อยได้พบเห็นโดยทั่วไป เช่น ถ้าคุณต้องการที่จะจับภาพของข้อความจากหนังสือ เจ้าเครื่อง 4DigitalBooks DL Mini จะช่วยให้คุณทำเรื่องนี้สำเร็จ เพราะไม่เพียงแต่มันจะจับภาพข้อความต่างๆ ในหนังสือได้เท่านั้น แต่มันยังช่วยพลิกเพื่อเปลี่ยนหน้าหนังสือของคุณสำหรับการสแกนแบบอัตโนมัติ ซึ่งทางผู้ผลิตเองก็ได้มีการอ้างว่า มันสามารถจัดการได้กับหนังสือทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นปกแข็งและปกอ่อน รวมถึงหนังสือที่หน้ากระดาษมีการยึดติดกันแน่น (Tightly Bound) ซึ่งมีแนวโน้มที่จะปิดตัวเองโดยอัตโนมัติทันทีที่คุณเลิกยุ่งกับมัน นอกจากนี้มันยังสามารถรับมือกับแผ่นกระดาษที่ถูกแทรกเข้ามาและแผ่นที่หลวมได้อีกด้วย

ตัวเลือกที่ถูกกว่าและเป็นที่น่ายินดียิ่งกว่า นั่นก็คือ "Project Libreflip" มันทำงานได้โดยการวางหนังสือไว้บนแท่นที่มีลักษณะเป็นรูปตัว "V" พร้อมกับวางหัวสแกนลงไปในช่องว่างที่อยู่เหนือหนังสือที่ต้องการสแกน ราวกับว่ามันวางอยู่บนตักของผู้อ่าน จากนั้นระบบสุญญากาศก็จะช่วยในการจับยกหน้ากระดาษทั้งสองแผ่นขึ้นมา โดยแต่ละหน้าก็จะถูกสแกนไปพร้อมๆ กัน ก่อนที่มันจะถูกพลิกไปยังหน้าถัดไป ด้วยวิธีนี้ คาดว่า Libreflip จะสามารถประมวลผลได้มากถึง 700-1,000หน้า ต่อชั่วโมง

ที่เราเรียกมันว่า "Project" นั่นเป็นเพราะLibreflip ยังไม่พร้อมที่จะจัดส่งสินค้า เมื่อเป็นเช่นนั้น จึงมีการคาดการณ์ไว้ว่ามันน่าจะมีราคาอยู่ที่ประมาณ 2,500 ยูโร โดยระบบที่ถูกสร้างขึ้นอย่างเต็มรูปแบบนั้น น่าจะมีมูลค่าอยู่ที่ประมาณ 4,000ยูโร หรืออีกทางเลือกหนึ่งก็คือ เนื่องจากโครงการดังกล่าวนี้มีการเปิดเผยถึงหลักการหรือแหล่งที่มาของเทคโนโลยี เพื่อให้บุคคลภายนอกได้นำไปใช้ (Open-source) คุณจึงสามารถทำการดาวน์โหลดแผนผังทั้งหมดได้อย่างอิสระพร้อมคำแนะนำอย่างละเอียดรวมทั้งรายการของวัสดุที่เป็นส่วนประกอบ เพื่อสร้างมันขึ้นมาด้วยมือของคุณเอง

สำหรับวิธีการ DIY ที่ถูกต้องนั้น คุณสามารถทำตามตัวอย่างของ Dany Qumsiyeh ผู้ที่เคยเป็นวิศวกรด้านซอฟต์แวร์ของGoogle ซึ่งเขาก็ได้ใช้เวลาว่างในการสร้างเครื่องสแกนหนังสืออัตโนมัติสำหรับโครงการGoogle Books โดยใช้เครื่องดูดฝุ่นภายในบ้านและชิ้นส่วนที่ได้จากเครื่องสแกนแบบแท่นเรียบ (Flatbed Scanner) โดยมีค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมดเป็นเงินประมาณ 1,500ดอลลาร์สหรัฐ หรือถ้าคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมก็ให้ลองคลิกเข้าไปดูที่ Google Tech Talk เพื่อชมการสาธิตวิธีการประดิษฐ์ของเขา

ถ้าในกรณีที่คุณต้องการสแกนไมโครฟิล์ม (Microfilm)จะต้องทำอย่างไร? คำตอบก็คือ ST ViewScan 4 ของ Allied Images ได้ทำการผสมผสานการถ่ายภาพแบบFull Page เข้าด้วยกันกับการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นไฟล์ข้อความโดยอัตโนมัติ หรือที่เรียกกันสั้นๆว่า OCR (Optical Character Recognition) เพื่อเปลี่ยนเอกสารทางประวัติศาสตร์ (Historical Documents) และเอกสารต่างๆ ให้เป็นฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ (Searchable Database) ในขณะเดียวกัน มันก็ยังเป็นที่น่าสนใจอย่างเห็นได้ชัดสำหรับห้องสมุดสาธารณะและห้องสมุดเพื่อการศึกษา นอกจากนี้ มันก็ยังเหมาะสำหรับการนำไปใช้กับสถาบันวิจัยและองค์กรเก่าแก่ที่ก่อตั้งมายาวนาน ซึ่งในอดีตองค์กรเหล่านี้นิยมที่จะเปลี่ยนเอกสารของพวกเขาให้เป็นไมโครฟิล์ม เพราะเป็นทางเลือกที่ช่วยประหยัดพื้นที่และเป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในช่วงก่อนยุคดิจิตอล (Pre-Digital) โดยเครื่องสแกนที่ว่านี้จะมีทั้งแบบสแตนด์อโลน (Standalone) หรือพีซีที่มีการกำหนดค่าไว้ล่วงหน้า (Preconfigured PC) ซึ่งคุณเพียงแค่ต้องเพิ่มคีย์บอร์ดและจอภาพของคุณเข้าไป ส่วนเมาส์นั้นเป็นเพียงตัวเลือกเสริม เพราะมันสามารถใช้ได้กับจอภาพที่มีระบบที่ไวต่อการสัมผัส (Touch Sensitive) ได้อย่างสมบูรณ์แบบ

จากทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น เห็นทีว่า WideTEK 36ART-600น่าจะเป็นสแกนเนอร์ที่เชี่ยวชาญพิเศษสุดเท่าที่เราเคยรู้จักก็เป็นได้ มันเป็นสแกนเนอร์ขนาดใหญ่ (Large Format) ที่สร้างขึ้นเพื่อจับภาพงานศิลปะที่มีขนาดสูงถึง222ม. x 91ซม. เนื่องจากรายการต้นฉบับมักจะมีทั้งความละเอียดอ่อนและมีคุณค่า มันจึงได้รับการออกแบบให้มีคุณสมบัติแบบไม่ต้องสัมผัส (Zero-Contact) โดยชิ้นงานศิลปะจะตั้งอยู่บนฐานและเคลื่อนตัวช้าๆ ผ่านหัวสแกนที่คว่ำหน้าลงด้านล่าง ซึ่งในหลายๆ พิพิธภัณฑ์ต่างก็ใช้เทคโนโลยีประเภทนี้ในการจับภาพ (Capture) งานสีน้ำมัน, สีอะคริลิค,ผงถ่าน (Charcoal) รวมถึงภาพที่เขียนด้วยดินสอสี ตลอดจนสื่อผสม (Mix Media) และภาพตัดปะ (Collage) ด้วยความละเอียดที่ 600 dpi ซึ่งนั่นก็ถือว่าเพียงพอแล้วสำหรับการขยายภาพให้มีขนาดใหญ่โดยไม่สูญเสียคุณภาพที่มองเห็นได้ ทั้งยังช่วยให้สามารถจับภาพพื้นผิว รวมไปถึงโทนสีดั้งเดิมของมันได้

โซลูชั่นซอฟต์แวร์

จะเห็นได้ชัดว่ามีระบบการสแกนที่หลากหลายเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันให้คุณได้เลือก แต่ฮาร์ดแวร์กลับมีเพียงครึ่งหนึ่งของสมการ เพราะแม้แต่สแกนเนอร์ที่ราคาไม่แพงก็ยังสามารถจับภาพที่มีความละเอียดสูงๆ ได้ แต่การที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของมันนั้น คุณจะต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมด้วยเช่นกัน

เครื่องมือฟรีต่างๆ

หากคุณกำลังคิดว่าคุณจะใช้ Scanning Software ที่มีอยู่ในWindows ให้คุณลองคิดทบทวนใหม่อีกครั้ง นั่นเป็นเพราะว่ามันไม่มีให้คุณเลือกใช้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นพื้นฐานสำหรับการสแกนเอกสารได้จากMicrosoft Store แต่แอพพลิเคชั่นดังกล่าวจะไม่มีฟีเจอร์ OCRรวมอยู่ด้วย ดังนั้น มันจึงไม่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจโดยทั่วไป หรือถ้าคุณต้องการที่จะใช้ซอฟต์แวร์ฟรี ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับคุณก็อาจจะเป็นแอพพลิเคชั่น OneNote แบบสแตนด์อโลน เพราะสิ่งนี้มีความสามารถในการจดจำข้อความในเอกสารที่คุณสแกนหรือถ่ายภาพไว้ได้ ซึ่งในการใช้ฟีเจอร์ที่ว่านี้ ให้คุณวางภาพของคุณในบันทึกย่อ จากนั้นคลิกขวาแล้วเลือก "คัดลอกข้อความจากภาพ" จากนั้นคุณจะสามารถวางข้อความที่ถูกคัดลอกมาได้ในทุกที่ที่คุณต้องการ และถ้าคุณต้องการที่จะมีความสุขกับทำงานด้วย OneNote เราขอแนะนำให้คุณวางมันลงในหน้าเดียวกัน เพื่อให้มันนำคุณไปยังต้นฉบับที่สแกนมา เมื่อคุณค้นหาข้อมูล

อย่างไรก็ตาม เราขอเตือนไว้ก่อนว่า ให้คุณพยายามหลีกเลี่ยงการรับซอฟต์แวร์ฟรีหรือซอฟต์แวร์ในระดับ Consumer-Gradeเพราะเมื่อใดก็ตามที่การจับภาพ (Capture) และการรับเข้า (Ingestion) ที่ไม่ราบรื่นถูกรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ พนักงานของคุณอาจจะลังเลที่จะจัดทำดัชนี (Index), แท็ก (Tag)และรายงานการปฏิบัติงาน (Process Document) ซึ่งจะส่งผลให้การจัดเก็บไม่สมบูรณ์,การเชื่อมโยงที่ทำได้ไม่ดีนัก รวมทั้งการจัดเก็บที่ต่ำกว่ามาตรฐาน นอกจากนี้ การมอบเครื่องมือที่ออกแบบมาสำหรับงานที่ได้รับมอบหมายกับพวกเขา ยังเป็นการช่วยลดสิ่งที่ถูกมองว่าเป็นภาระ และพนักงานก็จะให้ความสำคัญกับประโยชน์ของมัน ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นการช่วยจัดระเบียบให้กับพื้นที่ทำงานของพวกเขา และยังช่วยให้พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ยิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์ระดับมืออาชีพ

ข่าวดีก็คือ มีแอพพลิเคชั่นสำหรับสแกนเอกสาร (Scanning Applications) จำนวนมาก ที่เน้นในเรื่องการใช้งานด้านธุรกิจ ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานในองค์กร

ยกตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Kofax Express (kofax.com) ที่ถูกใช้โดย Exmoor National Park Authority เพื่องานสแกน (Scan), จัดทำดัชนี (Index)และอัพโหลดจดหมายขาเข้าทั้งหมดไปยัง Microsoft SharePoint แทนที่จะต้องเสียเวลาจัดการกับกระดาษจำนวนมากที่รับเข้ามาในทุกๆ วัน แต่พนักงานจะได้รับเป็นลิงค์เพื่อไปยังไฟล์ PDF ของเอกสารแต่ละฉบับที่ถูกสแกนบนเซิร์ฟเวอร์แทน ซึ่งจะเป็นที่ที่พวกมันถูกเก็บไว้ ในขณะเดียวกัน University of Bristol ก็ใช้ซอฟต์แวร์ Kofax เพื่อประมวลผลเอกสารต่างๆ เช่น หนังสือเดินทางที่จะต้องมีการแปลงเป็นเอกสารดิจิตอลและเก็บเอาไว้ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของการย้ายถิ่นฐาน (Immigration Requirement)

จะว่าไปแล้ว Kofax นั้นมีคุณสมบัติที่ชาญฉลาดและเฉพาะเจาะจงมาก เพราะมันไม่เพียงแต่จะเพิ่มความสามารถในการอ่านข้อความโดยอัตโนมัติเท่านั้น แต่มันยังสามารถแยกความแตกต่างระหว่างบันทึกที่เขียนด้วยดินสอ (Pencil-Written)และข้อความที่พิมพ์ (Printed Text) ได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยในการปรับเพิ่มความคมชัดและความสามารถในการอ่าน (Readability) เพื่อลดปัญหาที่อาจจะก่อให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง ขณะเดียวกันนั้นอัลกอริทึมสำหรับตรวจจับขอบของภาพ (Edge-Detection Algorithms) จะช่วยให้สามารถจดจำข้อความผ่านเครื่องหมายเน้นข้อความ (Highlighter Markings) ซึ่งเครื่องมือการสแกนที่เรียบง่ายนี้จะสร้างกรอบทึบขึ้นมาใหม่ ราวกับว่าข้อความต้นฉบับถูกแก้ไข

การค้นหารูปแบบของสแกนเนอร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

สำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้มันสามารถนำกลับมาใช้ได้ในระยะยาว (Long-Term Archive) เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการจัดเก็บในรูปแบบที่ถูกออกแบบมาให้มีความคงทน ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ PDF/A นั้น ได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการโดยองค์กรมาตรฐานอย่าง ISO ว่าถูกออกแบบมาโดยมีเป้าหมายเฉพาะเพื่อขยายเวลาในการจัดเก็บเอกสารให้ยาวนานยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้มันจึงไม่สามารถรองรับคุณสมบัติขั้นสูงบางอย่าง เช่น JavaScriptหรือการเข้ารหัส (Encryption) ซึ่งอาจจะทำให้เอกสารไม่สามารถเปิดอ่านได้ในอนาคต นอกจากนี้มันยังต้องการให้ฝังฟอนต์ทั้งหมด (Embed Fonts) ลงในไฟล์ เพื่อให้การจัดรูปแบบแบบดั้งเดิม (Original Formatting) ถูกเก็บรักษาไว้ และยังกำหนดไว้ด้วยว่าไฟล์ต่างๆ จะต้องมีคำอธิบายประกอบที่เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร (Metadata) เช่น หัวเรื่อง, ผู้แต่งและคำสำคัญอย่างครบถ้วน เพื่อช่วยในการจัดทำดัชนี และยังช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายยิ่งขึ้น ในส่วนของข้อมูลจำเพาะ (Specification) สำหรับ PDF/A-4ที่ได้รับการปรับปรุงมาตรฐานนั้น ตามกำหนดเดิมนั้นจะมีการเผยแพร่ในช่วงสิ้นปี2019 ที่ผ่านมา

โดยส่วนใหญ่แล้วเครื่องมือ OCR หรือที่เราเรียกกันว่าซอฟต์แวร์เพื่อการรู้จำตัวอักษร (Optical Character Recognition) จะสามารถสร้างไฟล์ PDF/Aได้ ซึ่งทางเลือกหนึ่งก็คือซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารดิจิตอลของ ABBYYที่เพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการจับภาพ (Capture), การรู้จำข้อความ (Text Recognition), การแท็ก (Tagging)และการส่งออก (Export) และที่มากไปกว่านั้น ABBYY FineReader Server ยังสามารถประมวลผลเอกสารสำหรับผู้ใช้หลายคนพร้อมกันได้ ดังนั้น มันจึงสามารถทำหน้าที่เป็น Back-end ส่วนกลาง ไปจนถึงสแกนเนอร์หรืออุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นหลายๆ ตัว ที่กระจายอยู่ทั่วทั้งองค์กร ด้วยความสามารถในการรู้จำตัวอักษรที่แตกต่างกันได้มากถึง 190 ภาษา ในกรณีที่พนักงานของคุณจำเป็นที่จะต้องดำเนินการกับเอกสารอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ระบบดังกล่าวอาจจะช่วยลดระยะเวลาในการเก็บข้อมูลที่เป็นกระดาษ ในขณะเดียวกันก็ยังเป็นการรักษาต้นทุนและลดความซับซ้อนให้เหลือน้อยที่สุด

ว่าด้วยเรื่องของต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของ (TCO) และผลตอบแทนการลงทุน (ROI)

การลงทุนในเรื่องของเครื่องสแกนและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมนั้นถือว่าเป็นค่าใช้จ่าย แต่โซลูชั่นดังกล่าวจะช่วยให้ธุรกิจของคุณคุ้มทุน (Pay for Themselves) ได้ในเวลาที่รวดเร็ว อันที่จริงแล้ว Laserfiche ได้มีการระบุไว้ว่า การไม่มีระบบการจัดการเอกสารสามารถก่อให้เกิดความเสียหายต่อประสิทธิภาพในการผลิต (Productivity) ได้ โดยในปี 2012 ได้มีรายงานจากIDC ว่า "ผู้ปฏิบัติงานด้านข้อมูลต้องใช้เวลามากขึ้นถึง20% ในการจัดเก็บ (Filing) และค้นหาเอกสารที่เป็นกระดาษ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาต้องเสียเวลามากกว่าสิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหา แต่เมื่อไม่พบเอกสารดังกล่าว พวกเขาก็จะต้องสร้างเอกสารที่สูญหายขึ้นมาใหม่อีกครั้ง และมันก็เป็นงานที่ต้องใช้เวลามากอีกเช่นกัน"

ตัวชี้วัดเหล่านี้ (Metrics) สามารถบ่งบอกได้ว่า การจัดเก็บและการค้นหาเพียงอย่างเดียวสามารถผูกมัดพนักงานแต่ละคนเป็นเวลาเกือบหกสัปดาห์ ในช่วงปีของการทำงาน ดังนั้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงเครื่องสแกนเนอร์เดสก์ท็อป (Desktop Scanner) แม้ว่ามันจะเป็นส่วนหนึ่งของอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นที่เรียบง่าย แต่มันสามารถที่จะช่วยให้สำนักงานกู้คืนเวลาที่สูญเสียไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อพวกเขามีการปรับใช้ร่วมกับโซลูชั่นการจัดการเอกสาร (Document Management Solutions)

เป็นที่เข้าใจตรงกันว่าสแกนเนอร์ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่มีการซื้อแบบครั้งเดียวจบ (One-off Purchase) เช่นเดียวกับเครื่องปริ้นเตอร์เลเซอร์ (Laser Printer) หรือเครื่องถ่ายเอกสาร (Photocopier)เพราะสแกนเนอร์และอุปกรณ์ที่กล่าวมานั้น ต่างก็มีส่วนประกอบสำคัญที่มีอายุการใช้งานที่จำกัด ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจจะรวมถึงหลอดไฟ,สายพานและชุดของโปรแกรมที่เราเรียกกันว่า Service Pack ซึ่งก็ยังไม่ได้พูดถึงการอัพเกรดซอฟต์แวร์ที่จะต้องทำเป็นระยะๆ

"บริษัทที่มีกรณีการใช้งานอุปกรณ์อย่างหนักอาจจะจบลงด้วยการซื้อชุดอุปกรณ์สิ้นเปลืองและชุดบำรุงรักษา ในช่วงสามปีแรกที่พวกเขาเป็นเจ้าของสแกนเนอร์ ซึ่งนั่นก็เป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกหลายพันดอลลาร์" นี่เป็นคำเตือนจาก Opex ผู้เชี่ยวชาญด้านการแปลงข้อมูลในรูปแบบเอกสารให้เป็นไฟล์ภาพและบริการMailroom อัตโนมัติ ซึ่งเขาให้คำแนะนำว่า ถ้าเป็นไปได้ให้คุณลองหาข้อตกลงด้านการบริการที่มีให้ครบในทุกๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นวัสดุสิ้นเปลือง, ใบอนุญาตซอฟต์แวร์ (Software License), และการบำรุงรักษา เพื่อให้คุณสามารถร่างค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนในส่วนของค่าใช้จ่ายรายปีเกี่ยวกับเครื่องสแกนที่คุณกำลังจะตัดสินใจเลือก นั่นเอง

เนื่องจากจำนวนของวันทำงานที่น้อยลงเพราะหายไปกับการจัดเก็บเอกสาร และเวลาที่เหลือน้อยเต็มทีนั้นก็จะต้องเสียไปกับการปฏิบัติงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่ก็ยังมีอีกหลายบริษัทที่สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ลงไปได้ภายในระยะเวลาเพียงสามปี ดังนั้น ถ้าหากคุณยังต้องเผชิญกับปัญหาการจัดเก็บเอกสารในแบบเดิมๆ ถึงเวลาแล้วที่จะต้องนำเรื่องนี้มาพิจารณา