วิธีปรับปรุงกลยุทธ์การสำรองข้อมูล (Backup Strategy) ในธุรกิจของคุณ

มันไม่สำคัญว่ากลยุทธ์การสำรองข้อมูลในองค์กรของคุณจะอยู่ในระดับใด เพราะมันมีช่องโหว่ให้คุณปรับปรุงอยู่เสมอ

มันง่ายที่จะคิดถึงเรื่องการสำรองข้อมูลเพียงแค่เพิ่มสำเนาและไฟล์เท่านั้น ถึงแม้ว่าจะเป็นวิธีการพื้นฐานมันก็สำคัญที่จะต้องพิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อต้องมีการเรียกคืนหรือเข้าถึงข้อมูลในอนาคต
เนื่องจากขนาดและศักยภาพในธุรกิจหรือองค์กรที่มีขนาดใหญ่กว่ามักจะมีระบบสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพซึ่งตอบสนองความต้องการเฉพาะของทางบริษัทเอง อย่างไรก็ตามบริษัทขนาดเล็กหรือแม้แต่ขนาดกลางนั้นประสิทธิภาพยังถือว่ายังตามหลังและการดำเนินการมักติดขัดในบางครั้งหากต้องการที่จะมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ดีที่สุดโดยเฉพาะเมื่อมีความเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยี
นี่คือเคล็ดลับในการเพิ่มขีดความสามารถในการสำรองข้อมูลไม่ว่ากลยุทธ์องค์กรของคุณจะอยู่ในระดับไหนก็ตาม

จัดลำดับความสำคัญของข้อมูลสำรองให้มีประสิทธิภาพ

การเรียกคืนข้อมูลที่ช้านั้นเป็นสัญญาณของการสำรองข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ บ่อยครั้งเกิดจากการแก้ไขปัญหาที่ไม่ตอบสนองความต้องการที่แน่นอนของธุรกิจหรือการมีแผนที่ขาดรายละเอียดในการสร้างประสิทธิภาพสูงสุด
ดังนั้นจึงมีความสำคัญที่จะต้องเปลี่ยนไปใช้กระบวนการกู้คืนข้อมูลซึ่งมิใช่เพียงพื้นฐานที่มาจากการมีระบบพร้อมใช้งานโดยไม่คำนึงถึงความซับซ้อน แต่จะเป็นการดีกว่าที่จะให้ระบบมีรายละเอียดและความซับซ้อนเฉพาะเจาะจงสำหรับแอพลิเคชั่นหรือข้อมูลที่ต้องการสำรองซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสำรองข้อมูลได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อมูลสำรองที่รวมเข้ากับระบบโดยตรงจะส่งผลดีต่อกระบวนการอย่างมาก ซึ่งในทุกจุดที่รวมเข้าด้วยกันจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ, องค์กร และที่สุดก็จะเพิ่มขีดความสามารถได้

สามารถคาดการณ์ได้

การใช้กระบวนการสำรองข้อมูลที่สม่ำเสมอมักเกิดจากขั้นตอนการทดสอบที่ได้มาตรฐานซึ่งจะมอบหลักประกันที่ขั้นตอนการสำรองข้อมูลนั้นประมวลและทดสอบอย่างถูกต้อง ซึ่งหมายถึงปัญหาที่จะลดลงหากต้องมีเหตุการณ์การที่ต้องกู้คืนข้อมูล

หากมีกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้อย่างง่ายดายในทั้งองค์กรของคุณจะสามารถช่วยลดเวลาในการดำเนินการ, ลดต้นทุน, และในลดเวลาที่ระบบหยุดทำงานได้ด้วย

นอกจากนี้หากปฏิบัติตาม“กฎสำรองข้อมูล 3-2-1”(3-2-1 backup rule)นั่นคือ การสำรองอย่างน้อย 3 ชุด ในหนึ่งข้อมูล, เก็บข้อมูลสำรองไว้อย่างน้อย 2ช่องทาง, และสำรอง 1สำเนาของข้อมูลไว้ที่แหล่งข้อมูลอื่น จะทำให้การสำรองข้อมูลเป็นระบบยิ่งขึ้น

ทำให้การสำรองข้อมูลเป็นกิจวัตรประจำวัน

จากผลสำรวจของSolarwinds MSP32%ของผู้ตอบแบบสอบถามยอมรับว่าไม่ได้สำรองข้อมูลเป็นกิจวัตร ดังนั้นในกรณีที่เกิดความผิดพลาดร้ายแรงข้อมูลของในวันหรือสัปดาห์นั้นก็จะมีโอกาสสูญหายไป
การสำรองข้อมูลมิใช่เพียงการสร้างสำเนาขึ้นมาอีกชุดหนึ่ง เป้าหมายที่แท้จริงของการสำรองข้อมูล คือ การกู้ข้อมูลจากความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น หากระบบสำรองข้อมูลทำงานเป็นปกติ จะสามารถช่วยลดจำนวนครั้งในการกู้ข้อมูลหากมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น เนื่องจากง่ายต่อการค้นหาข้อมูลสำรองที่จะช่วยแก้ไขปัญหาข้อมูลสูญหาย
รูปแบบพื้นฐานนั้นเกี่ยวกับวิธีการดำเนินธุรกิจในการสำรองข้อมูลโดยการใช้บริการที่ง่ายและเป็นระบบ, ประมวลผลแบบทำซ้ำได้และการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอรวมถึงใช้วิธีการแก้ไขแบบครบวงจร ซึ่งคุณสามารถปรับปรุงได้อย่างตรงจุดในระบบสำรองข้อมูลในธุรกิจของคุณ

อย่าคิดว่าคุณจะได้รับความคุ้มครอง

จากการที่หลากหลายองค์กรในปัจจุบันโยกย้ายข้อมูลลงบนคลาวด์ (Cloud) เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทำให้มีการใช้บริการที่คล้ายคลึงกันจากผู้ให้บริการด้านซอฟแวร์ (SaaS) อย่าง Google Drive และ Office 365 ที่ให้บริการสำรองข้อมูล แต่ถึงกระนั้นผู้ให้บริการสามารถปกป้องข้อมูลของคุณจากฝั่งของผู้ให้บริการเองได้ เช่น เกิดข้อผิดพลาดจากดิสก์เก็บข้อมูล (Disk Failure)หรือแม้แต่จากภัยธรรมชาติ แต่ผู้ให้บริการไม่สามารถช่วยเหลือได้หากปัญหาที่เกิดขึ้น เริ่มต้นมาจากฝั่งของคุณเอง
หากเกิดการโจมตีทางไซเบอร์เช่น Ransomware ในไฟล์ของคุณหรือหากมีลบไฟล์อย่างไม่ได้ตั้งใจแม้แต่การประสงค์ร้ายจากพนักงาน มันจะเป็นเรื่องยากในการที่จะกู้ข้อมูลกลับคืนมา นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมถึงต้องมีข้อมูลชุดที่ 2เก็บไว้ในคราวด์ของผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่ง ซึ่งจะทำให้การกู้ข้อมูลคืนมาง่ายยิ่งขึ้นหากมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้นจากฝั่งของคุณ
ติดตามความเคลื่อนไหวกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีการสำรองข้อมูลอยู่เสมอ
การสำรองข้อมูลไม่ใช่เรื่องใหม่แต่จะเป็นอันตรายได้หากผู้ใช้งานมีความคุ้นเคยกับระบบที่ทำให้ระบบใช้งานง่าย แม้แต่เทคโนโลยีที่เราคุ้นเคยก็ยังไม่หยุดพัฒนาและขั้นตอนในระบบก็จะต้องดียิ่งขึ้น, ง่ายขึ้น, รวดเร็วขึ้นและราคาถูกลง หนึ่งตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การใช้คราวด์ในการสำรองข้อมูล ( Cloud-first backup) ซึ่งกลายเป็นวิธีที่ประหยัดต้นทุนในการเก็บข้อมูลสู่ช่องทางภายนอกองค์กรและยังประหยัดการใช้พื้นที่อีกด้วย
กำหนดว่าควรประหยัดสิ่งใด
โลกในอุดมคติ กลยุทธ์การสำรองข้อมูลอาจหมายถึงการสร้างอีกชุดข้อมูลหนึ่งตั้งแต่ข้อมูลขนาดใหญ่ไปจนถึงไฟล์ขนาดไม่กี่ไบท์จากแหล่งซอฟแวร์ลับ แต่จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในหลายองค์กร แนวคิดนี้เป็นไปไม่ได้
การสร้างและเก็บสำเนาชุดที่ 2ในทุกๆไฟล์สามารถสร้างต้นทุนที่สูงโดยที่ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่น ฮาร์ดไดร์โดยส่วนมากจะติดตั้งระบบปฏิบัติการและโปรแกรมต่างๆซึ่งทั้งคู่ไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลเนื่องจากสามารถติดตั้งใหม่ได้จากแหล่งอื่น หากว่ากลยุทธ์สำรองข้อมูลขององค์กรไม่ได้รับการปรับปรุงให้แบ่งออกมาเป็นหมวดหมู่ จำนวนข้อมูลสำรองก็จะสูงทะลุเพดานและนำมาสู่ค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นตามไปด้วย
การจะพัฒนากลยุทธ์การสำรองข้อมูลให้ดีขึ้น ข้อมูล, โฟลเดอร์และไฟล์ ควรจะต้องมีการกลั่นกรองให้ดีเนื่องจากองค์กรเป็นผู้ตัดสินใจว่าสามารถเผชิญความเสี่ยงได้อย่างไร ในช่วงเริ่มต้น ไฟล์ฐานข้อมูลและข้อมูลทางบัญชีเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดในธุรกิจและจะเป็นการดีในการสำรองข้อมูลก่อนและหลังจากใช้งานที่มีความสำคัญ ส่วนไฟล์ที่จำเป็นอื่นๆอย่างโฟล์เดอร์ที่บันทึกใน แฟ้มเอกสาร (Document) และข้อมูลจากอีเมล์ควรจะมีการสำรองข้อมูลทุกสัปดาห์ แต่นอกเหนือจากนี้ระยะเวลาในการสำรองข้อมูลควรจะมีการกำหนดเป็นกรณีๆไป
เมื่อต้องตัดสินใจว่าอะไรสำคัญในการดำเนินธุรกิจต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าหากจำนวนข้อมูลสำรองยิ่งน้อยเท่าไร ความรวดเร็วของการกู้คืนข้อมูลก็จะมีมากขึ้นเช่นเดียวกัน