เปลี่ยนองค์กรของคุณให้กลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) ทำได้จริงหรือไม่?

และมันจะเป็นเช่นนั้นตลอดไปหรือไม่? เราลองมาดูกัน

สำนักงานที่เคยเป็นสถานที่ที่เป็นศูนย์รวมของถาดใส่เอกสาร, ตู้เก็บเอกสาร และเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษจำนวนมาก และบ่อยครั้งที่การทำงานของคุณอาจถูกขัดจังหวะโดยหน้าต่างที่ถูกเปิดไว้ในวันที่สดชื่น,เหตุการณ์หมึกหมดที่ยังคงเป็นฝันร้ายในชีวิตประจำวัน และบางครั้งเครื่องเขียนก็มีค่าพอๆ กับพนักงาน แต่เดี๋ยวก่อน!!! โชคดีที่วันนี้เรามี Cloud Computing

หากคุณลองมองไปที่สำนักงานที่ทันสมัย คุณจะต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพื่อที่จะมองหาชิ้นส่วนของกระดาษสักชิ้นหนึ่ง เนื่องจากเดสก์ทอปและซอฟต์แวร์ดิจิตอลกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับพวกเขาไปแล้ว และไม่ว่าจะเป็นคลิปหนีบกระดาษ, ที่ตัดกระดาษ หรือแม้กระทั่งถังขยะที่ใส่เศษกระดาษก็ยังกลายเป็นเรื่องของตำนานในอดีต ซึ่งก็ไม่ต่างกันกับน้ำยาลบคำผิดและกาวแบบแท่งที่ใช้สำหรับติดกระดาษ แน่นอนว่าสำนักงานบางแห่งอาจจะยังคงมีการพิมพ์แผ่นตารางทำการ (Spread Sheet) หรือเอกสารแปลกๆ แต่ตอนนี้ ส่วนใหญ่พวกเขาได้มีการปรับเปลี่ยนเป็น "Digital Workplace" ที่อาศัยเครื่องมือทาง Digitalในการทำงาน

นี่คือเหตุผลที่นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของ Cloud Computing และงานบริการ (Work Services) ต่างๆ เช่น G Suite ของ Google และ Office 365 ของ Microsoft ที่นำเสนอ Virtual Documents เพื่อสร้างประสบการณ์เสมือนกับเราได้เขียนลงบนกระดาษจริงๆ ที่คุณสามารถทำมันขึ้นมา, ส่งและเข้าถึงได้ในทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์เชื่อมต่อ

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะถูกขับเคลื่อนโดยผู้ที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมของสำนักงานที่เต็มไปด้วยกระดาษเท่านั้น แต่ยังเป็นการคำนึงถึงต้นทุนที่เกิดจากการพิมพ์และกระดาษที่ถูกสร้างขึ้นในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแท้จริงแล้วทุกอย่างที่ถูกพิมพ์ออกมานั้น มีผลต่อทั้งสิ่งแวดล้อมและต้นทุนด้านการเงิน (Monetary cost) ขององค์กร

เรากำลังจะพูดถึง Nirvana Enterprises ที่ถูกขนานนามว่าเป็นสำนักงานที่ไร้กระดาษ (Paperless Office) หรือสำนักงานที่นำดิจิตอลมาปรับใช้ (Digital Office) แต่มันจะเป็นเพียงเรื่องเล่าทางธุรกิจหรือเรื่องจริง อย่างไร? ลองมาดูกันต่อ

จากมุมมองด้านความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมขององค์กร ตามปกติแล้วสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องที่มีความเป็นไปได้อย่างแน่นอน อย่างไรก็ตามเป็นที่เชื่อกันว่าการใช้กระดาษของพวกเราจากทั่วโลกเพิ่มขึ้นกว่าเท่าตัวในรอบ40 ปีที่ผ่านมา ในขณะที่จำนวนตัวเลขของ ORS Group ยังชี้ให้เห็นว่าพนักงานในสหราชอาณาจักรโดยเฉลี่ยต้องมีการดำเนินการต่างๆ ผ่านกระดาษเป็นจำนวน 10,000 แผ่นต่อปี ซึ่งเทียบเท่ากับกระดาษสี่กล่อง โดยคิดเป็นค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น 40 ปอนด์

แม้ว่าฟังแล้วมันอาจจะดูเหมือนว่าเป็นจำนวนที่ไม่มากนัก แต่จำนวนดังกล่าวจะร้ายแรงยิ่งขึ้น ก็ต่อเมื่อคุณลองนึกถึงจำนวนของพนักงานทั้งหมดที่มีอยู่ทั่วทั้งสหราชอาณาจักร และยังมีการประมาณการว่าบางส่วนที่มีจำนวน 6,800 แผ่นใน 10,000แผ่นต่อคนนั้น เป็นการใช้อย่างสิ้นเปลืองมากกว่าที่จะเป็นการใช้งานเพราะความจำเป็น

จากมุมมองทางด้านการเงินพบว่า สุดท้ายแล้วการลดปริมาณการใช้ทรัพยากรและการลดปริมาณของขยะ จะเป็นประโยชน์มากที่สุดต่อค่าใช้จ่ายในการดำเนินขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการปรับเปลี่ยนเพียงเพราะต้องการที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย หรือเพียงแค่ช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนเป็นเงินทุนเพื่อที่จะสามารถนำไปเพิ่มเติมให้กับส่วนอื่นๆ ขององค์กร ที่สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ได้อย่างแท้จริงก็ตาม

แม้ว่าข้อมูลในรูปแบบดิจิตอล (Digital Data) จะมีความเสี่ยงอยู่บ้างก็ตาม เพราะมันมักก่อให้เกิดความกังวลด้านความปลอดภัยเสมอ แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่มีอยู่จริงหรือข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิตอล การถือกำเนิดของกฎหมายของสหภาพยุโรปที่ว่าด้วยมาตรการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล หรือ GDPR นั้น ย่อมหมายความว่าบรรดาองค์กรธุรกิจทั้งหลายจะต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวดมากขึ้นในส่วนของสินทรัพย์ทั้งหมดที่ประกอบไปด้วยข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้ (Identifiable Data)

วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณเป็น "สำนักงานไร้กระดาษ"

มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้ ในการพยายามที่จะเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless) สิ่งเหล่านี้ยังหมายรวมถึงกลยุทธ์ที่อาศัยสามัญสำนึก (Common Sense) เช่น การให้ความรู้แก่พนักงานมากขึ้น หรือการเลือกใช้เครื่องพิมพ์อัจฉริยะ (Smart Printers) ที่สามารถเปิดเผยในแง่ของค่าใช้จ่ายแก่พนักงานทุกๆ ครั้งที่มีพิมพ์ หรือแม้แต่เครื่องพิมพ์ที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยบัตรประจำตัวประชาชนเท่านั้น

นอกจากนี้ การสนับสนุนให้พนักงานพิมพ์เฉพาะเมื่อมีความ และให้ทำเช่นนั้นกับทั้งสองด้านของหน้ากระดาษ ก็จะเป็นวิธีที่จะช่วยลดขยะได้เช่นกัน

สุดท้ายแล้วมันก็เป็นเรื่องของการยอมรับและทำตาม หากพนักงานคิดว่ามันเป็นมาตรการเพื่อลดค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียว พวกเขาก็ไม่อาจถูกชักจูงให้ไปในทิศทางเดียวกันได้ อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายเหล่านั้นสามารถช่วยให้มั่นใจถึงสถานภาพหรือสภาพแวดล้อมของธุรกิจ หรือแม้แต่การนำเงินดังกล่าวกลับไปลงทุนในส่วนอื่นๆ ของบริษัท มันอาจจะเห็นผลในทันที เพราะฟังดูสมเหตุสมผลมากกว่า

"แทนที่จะกำหนดเป้าหมายเพื่อเป็นการลดค่าใช้จ่ายหรือเพื่อเพิ่มผลกำไรให้กับองค์กร แต่ให้ลองค้นหาสาเหตุว่าทำไมพนักงานจึงต้องการที่จะลดปริมาณการใช้กระดาษในสำนักงาน และมีการกำหนดรูปแบบที่สามารถดำเนินการได้จริงด้วยเหตุผลเหล่านี้ อย่างไรก็ตามไม่มีใครรับประกันได้ว่า มันจะช่วยในเรื่องของการลดความยุ่งเหยิง,การสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น, ลดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซากจำเจ หรือเพียงเพื่อลดขยะและเป็นบริษัทที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม แต่ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ รวมถึงการกำหนดเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่พนักงานค้นพบว่ามันมีคุณค่า"Nektar ได้ระบุถึงแนวทางในการลดการใช้กระดาษในสำนักงาน

"หลังจากที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนรวมทั้งดึงดูดให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแล้ว จากนั้นเมื่อเป้าหมายเหล่านี้ประสบความสำเร็จ มาตรการต่างๆ เช่น การลดต้นทุน ก็ควรที่จะปฏิบัติตาม"

Nektar เติบโตไปอีกขั้นหนึ่งจากคำแนะนำของพวกเขา โดยพนักงานบอกเป็นนัยๆ ว่า ไม่เพียงแต่จะปรึกษาหารือเท่านั้น แต่ขอให้ทำเพื่อนำไปสู่การเปลี่ยนแปลง และยังกล่าวเสริมว่า "นี่เป็นขั้นตอนเดียวที่เราไม่สามารถบรรยายออกมาเป็นคำพูดได้ เพราะเมื่อผู้บริหารพยายามที่จะเปลี่ยนสถานที่ทำงานของพวกเขา โดยปราศจากการสนับสนุนจากพนักงาน ผลลัพธ์ก็มักไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง อย่างไรก็ดี การให้พนักงานได้พูดหรือแสดงความคิดเห็นจะทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่ไม่เพียงแต่จะนำมาปรับใช้เท่านั้น แต่จะยังจะรวมถึงพฤติกรรมที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลง ด้วยเช่นกัน

"พนักงานที่คลุกคลีอยู่กับเอกสารเป็นประจำทุกวัน พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีความคิดอยู่แล้วว่าตรงจุดไหนที่มีการทำงานซ้ำซ้อน หรือตรงจุดไหนที่สามารถลดหรือตัดการใช้กระดาษออกไปได้ ดังนั้น การเจาะลึกเข้าไปในรายละเอียดเหล่านี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญ"

นอกจากนี้ องค์การกองทุนสัตว์ป่าโลกสากล หรือ WWF (World Wide Fund for Nature) ยังเสนอเคล็ดลับสำคัญ 5ข้อ เพื่อช่วยในการลดปริมาณการใช้กระดาษภายในสำนักงาน ดังนี้

1) คิดก่อนพิมพ์
2) ใช้ให้ครบทั้งสองด้านของหน้ากระดาษ
3) หลีกเลี่ยงการพิมพ์อีเมล หรือการทำสำเนาที่มากเกินไป
4) ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น เครื่องสแกนเนอร์หรืออีเมล
5) รีไซเคิลสิ่งที่คุณใช้ไปและขอให้ใช้กระดาษรีไซเคิล

WWF เชื่อว่า หากปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้แล้ว ธุรกิจส่วนใหญ่จะสามารถลดปริมาณการใช้กระดาษลงได้ อย่างน้อยร้อยละ 20 จากปริมาณเดิมที่เคยใช้

"สำนักงานไร้กระดาษเป็นเป้าหมายที่ชาญฉลาดและรอบคอบสำหรับธุรกิจที่มีโอกาส แต่มันก็เป็นเป้าหมายที่ยากเกินจะเอื้อมถึง" หัวข้อนี้เขียนโดย Heinan Landa จากบทความที่ตีพิมพ์ใน Biz Journals

"เรายังมีอะไรที่ต้องทำอีกมากมาย ก่อนที่เราจะไปถึงจุดที่ใกล้เคียงกับคำว่า "สำนักงานไร้กระดาษ" อย่างแท้จริง" เขากล่าวเสริม "เพราะเรื่องในทำนองเดียวกันนี้เคยเกิดขึ้นกับคนรุ่นก่อนที่ไม่พร้อมจะละทิ้งBlackBerry (มันคือสมาร์ตโฟนยี่ห้อหนึ่ง) หรือแม้แต่ Rolodex (ที่ใส่นามบัตรแบบหมุนได้) ของพวกเขา คนทั้งหลายที่อยู่ในสำนักงานก็เช่นกัน วันนี้พวกเขาก็ยังไม่พร้อมที่จะละทิ้งกระดาษ"

ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่า ในขณะที่มันมีความเป็นไปได้ที่จะลดการใช้กระดาษลงอย่างมีนัยสำคัญ แต่ความฝันของสำนักงานไร้กระดาษที่สมบูรณ์แบบอาจจะต้องหยุดอยู่เพียงแค่นั้น……อย่างน้อยก็ในช่วงเวลานี้