การเลือกเครื่องพิมพ์(Printer)สีที่เหมาะสม

การเลือกระหว่างเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์กับเครื่องพิมพ์แบบอิงค์เจ็ทนั้นเป็นบางสิ่งที่ไม่เคยเปลี่ยน แต่ก็มีอีกหลายประเด็นที่เราต้องพิจารณาก่อนเลือกซื้อเครื่องพิมพ์สี

บันทึกเกี่ยวกับสำนักงานไร้กระดาษนั้นได้ถูกแขวนไว้และมีมายาวนานกว่า 40 ปี แต่ในปัจจุบันก็ดูเหมือนว่าเราแทบจะไม่ได้เข้าใกล้มันมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นในช่วงปี 1970s. นัก แท้จริงแล้วการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบดิจิทัลอย่างค่อยเป็นค่อยไปนั้น หมายความว่าเราไม่มีความจำเป็นที่จะต้องจัดการกับงานพิมพ์ทางกายภาพจำนวนมากในแต่ละวันของชีวิตการทำงาน แต่ธุรกิจนั้นยังคงต้องใช้สำเนาใบแจ้งหนี้ เอกสารรายงาน หรือเอกสารทางธุรกิจ เพื่อใช้การลงนาม เพื่อการตรวจสอบ และนำไปใช้ใน การนำเสนอลูกค้าและอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งนั้นก็หมายความว่าเครื่องพิมพ์ในสำนักงานยังมีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินการในการทำงาน

ข่าวดีก็คือมีการเครื่องพิมพ์จำนวนมากในตลาดที่สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้ ไม่ว่าความประสงค์ต่อการเลือกซื้อของคุณจะขึ้นอยู่กับราคา ความเร็ว หรือเทคโนโลยีของการพิมพ์ มีรูปแบบที่เหมาะกับทุกการใช้งาน และเครื่องพิมพ์สีนั้นก็มีราคาลดลงเรื่อย ๆ ซึ่งทำให้เครื่องปริ้นขาวดำนั้นถูกทำให้ล้าสมัยลง

ข้อเสียเพียงอย่างเดียวของการมีตัวเลือกที่หลากหลายนั้น คือมีข้อที่ต้องคำนึงถึงหลายประการณ์เมื่อต้องเลือกเครื่องพิมพ์ จึงมีการตรวจสอบตลับหมึกสีของเลเซอร์และไฟ LED ของแต่ละอุสาหกรรมเครื่องพิมพ์ที่มีชื่อเสียงที่สุด และนำสิ่งเหล่านั้นมาทำการวิจัยในแล็บ เพื่อช่วยให้คุณสามารถเลือกเครื่องพิมพ์ได้อย่างเหมาะสม

เทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพ

เครื่องพิมพ์ LED ทำงานบนหลักการที่คล้ายกัน แต่แทนที่ที่จะฉายแสงทั่วทั้งหน้า พวกเขาใช้ตัว LED อาเรย์ในการเปล่งแสงอย่างคงที่เพื่อสร้างประจุไฟฟ้าสถิตที่เกาะติดกับผงหมึกลงบนกระดาษ ซึ่งเนื่องจากเครื่องพิมพ์ LED มีส่วนที่เคลื่อนไหวน้อยลงจึงทำให้ต้นทุนการผลิตถูกลงอีกด้วย แต่คนส่วนใหญ่มักเลือกเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ เพื่อความเร็วและเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เท่ากัน แต่อาจจะมีเส้นเงาแบบขวางปรากฏขึ้นเล็กน้อยบนบริเวณที่มีการใช้สีที่กว้างๆ

และชนิดสุดท้ายก็คือเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท ซึ่งมีแนะนำว่าควรหลีกเลี่ยงการใช้เนื่องจากประวัติศาสตร์ในการใช้งานของเครื่องพิมพ์ชนิดนี้มีความน่าเชื่อถือน้อย ราคาสูง และรูปแบบของธุรกิจในทุกๆวันนั้นมีการแข่งขันสูง แต่อย่างไรก็ตามด้วยด้วยตลับหมึกที่มีความจุสูงและรอบของการทำงานที่มีขนาดใหญ่ ทำให้ค่าใช้จ่ายในการใช้งานโดยทั่วไปจึงต่ำกว่าเครื่องพิมพ์เลเซอร์ หรือ LED

การลดต้นทุน

จากการบันทึกนั้นระบุว่า ก่อนที่เราจะเลือกซื้อเครื่องพิมพ์สีชนิดใดก็ตาม เราควรที่จะต้องประเมินอย่างถี่ถ้วนถึงความต้องการในการใช้เครื่องพิมพ์ทั้งในปัจจุบันจนถึงอนาคต และควรประเมินค่าใช้จ่ายที่เกิดจากผลลัพท์ของการใช้เครื่องพิมพ์นั้นๆ เครื่องพิมพ์ที่มีราคาถูกมักจะต้องใช้กับวัสดุที่มีความสิ้นเปลืองซึ่งมีราคาแพงขึ้นอยู่กับการใช้งานของคุณ และคุณก็สามารถซื้อเครื่องพิมพ์ที่มีราคาแพงกว่าได้เพื่อความประหยัดในระยะยาว

เพื่อความชัดเจนมากขึ้น ในเดือนนี้เราจึงมีการนำเครื่องพิมพ์บางรุ่นมาทำการเปรียบเทียบต้นทุนในการใช้งาน ได้แก่เครื่องพิมพ์รุ่น Brother HL-L3270CDW นั้นราคาเพียง 132 ปอนด์จึงทำให้เป็นตัวเลือกที่ดึงดูดสำหรับบทบาทที่มีปริมาณน้อย อย่างไรก็ตามหากพนักงานของคุณพิมพ์ทั้งหมด 100 หน้าต่อวันของทุกวันทำการเป็นเวลาหนึ่งปีคุณจะต้องจ่ายเงินสูงถึง 754 ปอนด์สำหรับงานพิมพ์ขาวดำหรือต้องจ่ายสูงถึง 3,405 ปอนด์สำหรับงานพิมพ์สี หากเป็นเครื่องพิมพ์ที่มีราคาสูงขึ้นอย่างรุ่น Kyocera Ecosys P6235cdn ที่คุณต้องซื้อเครื่องพิมพ์ในราคา 358 ปอนด์ และมีค่าใช้จ่ายระหว่างการใช้งานต่อปีอยู่ที่ 266 และ 1,300 ปอนด์ตามลำดับ ในการพิมพ์สีนั้นก็จะประหยัดได้มากถึง 2,105 ปอนด์ใน 12 เดือนแรก ส่วนเครื่องพิมพ์รุ่น Epson WorkForce Pro WF-C5290DW มีค่าใช้ค่าสีขาวดำรายปีไกล้เคียงกันซึ่งราคาอยู่ที่ 296 ปอนด์ แต่ค่าพิมพ์สีนั้นลดลงเหลือ 1,275 ปอนด์ต่อปี

จากที่เปรียบเทียบแสดงว่าถ้าคุณสั่งพิมพ์จำนวน 500 ในทุกๆวันเป็นเวลา 1 ปีด้วยเครื่องพิมยี่ห้อ Brother คุณจะต้องจ่ายเงินเป็นจำนวนเงิน 17,027 ปอนด์สำหรับค่าสีในขณะที่ Epson ได้หั่นค่าใช้จ่ายของคุณลงเหลือ 6,376 ปอนด์ ซึ่งอาจมีความสมเหตุสมผลกว่ากันเล็กน้อย

การดูแลรักษาสิ่งแวดล้อมนั้นเป็นเรื่องยาก

การพิมพ์กระดาษนั้นย่อมส่งผลเสียต่อโลกของเรา แต่มีอยู่หลายวิธีที่จะช่วยลดผลกระทบที่มีต่อสิ่งแวดล้อม ซึ่งหนึ่งสิ่งนั้นคือการเลือกใช้เครื่องพิมพ์อิ้งค์เจทเมื่อเป็นไปได้ ตัวอย่างคือ เครื่องพิมพ์อิ้งค์เจ็ทยี่ห้อ Epson ใช้พลังงานไฟฟ้าสุดสุดเพียง 27W ในขณะที่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์และ เครื่องพิมพ์ LED ใช้ไฟฟ้าสูงถึง 1.17kW ในระหว่างขั้นตอนการอุ่นเครื่อง

คุณสามารถประหยัดกระดาษได้โดยการกระตุ้นให้พนักงานของคุณใช้การตั้งค่าในไดรเวอร์ของเครื่องพิมพ์เป็นโหมดดูเพล็กซ์ ซึ่งจะสามารถลดการใช้กระดาษลงครึ่งหนึ่งและยังลดค่าใช้จ่ายระหว่างการใช้งานได้อีกด้วย แต่ไดรเวอร์ของเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่ในทุกวันนี้จะต้องมีการตั้งค่าเริ่มต้น แม้ว่าจะทำให้ผู้ใช้เลือกใช้โหมดดูเพล็กซ์ได้อย่างง่ายดาย แต่เราก็อยากที่จะเห็นเครื่องพิมพ์ที่มีไดร์เวอร์แบบบังคับให้พิมพ์สองด้าน

นอกจากนี้เราสามารถที่จะประหยัดได้โดยใช้กระดาษรีไซเคิลราคาถูกสำหรับเอกสารที่เป็นฉบับร่าง แทนที่จะสลับกระดาษอย่างต่อเนื่องเราควรมองหาเครื่องพิมพ์ที่สามารถขยายถาดรองกระดาษให้ได้หลายขนาดเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกจากโต๊ะทำงานมาใช้ได้อย่างสะดวกสบายไม่ว่าจะเป็นกระดาษชนิดใดก็ตาม

คุณสามารถเลือกที่จะจำกัดการตั้งค่าแบบสี ซึ่งจะช่วยลดการสิ้นเปลืองและกีดกันผู้ใช้จากการพิมพ์เอกสารและรูปถ่ายส่วนบุคคล หากมีความจำเป็นเช่นนั้น ก็ควรที่จะเลือกเครื่องปริ้นที่สามารถบล๊อกผู้ใช้แบบรายบุคคลจากการพิมพ์สีหรืออาจจะจำกัดจำนวนหน้ากระดาษต่อการพิมพ์สีที่สำหรับแต่ผู้ใช้

การป้อนรหัส

เครื่องพิมพ์อาจมีความเสี่ยงในเรื่องของความปลอดภัย เพราะเป็นเรื่องง่ายเกินไปเมื่อผู้ใช้พิมพ์เอกสารที่เป็นความลับและปล่อยให้ข้อมูลเหล่านั้นคงอยู่ในข้อมูลขาออกทุกคนจึงสามารถเห็นได้ หากเรื่องนี้เป็นข้อที่ควรระวัง ให้ลองมองหาคุณสมบัติของเครื่องพิมพ์ที่ให้เราใช้ระบบ “เดินไปพิมพ์” ได้ซึ่งเอกสารจะถูกเก็บไว้ที่เครื่องพิมพ์และจะสามารถสั่งพิมพ์ได้ก็ต่อเมื่อมีการใส่รหัส PIN ที่แผงควบคุมหลักของเครื่องพิมพ์

เครื่องพิมพ์บางเครื่องสามารถกักเก็บพื้นที่ในการบันทึกข้อมูลไว้ในฮาร์ดดิสก์ RAM ซึ่งเป็นหน่วยความจำภายในเพื่อเก็บเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อยครั้งไว้ได้ และคำเตือนในการใช้คือว่าหากมีการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลลงบนเครื่องพิมพ์นั้นจะต้องให้อภัยภายใต้กฏหมายGDPR ดังนั้นจึงควรตรวจสอบให้แน่ชัดว่าอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลสามารถเข้ารหัสได้ สามารถนำไดรฟ์ออกมาเพื่อทำลายอย่างมืออาชีพได้อีกด้วย

และควรคำนึงว่าถ้าหากเครื่องพิมพ์ของคุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ก็เป็นไปได้ที่จะตกเป็นเป้าหมายสำคัญสำหรับแฮ๊กเกอร์และควรจะต้องล็อกไว้ มาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างง่ายๆ คือการเปลี่ยนรหัสผ่านเริ่มต้นเพื่อการจัดของผู้ใช้งานต่อเครื่องพิมพ์ และควรที่จะคอยอัพเดทโปรแกรมควบคุมการทำงานของอุปกรณ์อีเล็คทรอนิคส์ (Firmware) และการปิดการใช้งานของข้อมูลที่ไม่จำเป็น

เครื่องพิมพ์สี่ชนิดถูกเลือกมาเป็นแนวทางสำหรับผู้ซื้อนั้น เป็นตัวแทนที่มีค่ามากที่สุดของเทคโนโลยีที่อยู่ทั้งหมด ไม่ว่าคุณจะเลือกเครื่องพิมพ์ชนิดเลเซอร์ LED หรือ อิงค์เจ็ท ก็ต่างมีคุณสมติที่หน้าประทับใจในเรื่องของราคาที่ถูก ดังนั้นคุณควรอ่านต่อเพื่อดูว่าชนิดไหนเหมาะกับงานพิมพ์ของคุณมากที่สุด