วิธีการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล ที่ช่วยให้ธุรกิจก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation

การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (Digital Asset Management; DAM) เป็นกระบวนการในการจัดเก็บและจัดระเบียบสินทรัพย์ดิจิตอล และสามารถนำมาซึ่งผลประโยชน์ต่อความมุ่งมั่นในการเปลี่ยนแปลงองค์กรธุรกิจ เพื่อเข้าสู่กระบวนการ Digital Transformation

จากผลการศึกษาครั้งใหม่โดย Research n Reports รายงานว่า ตลาดการบริหารสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM) ที่มีการใช้งานบนระบบ Cloud จากทั่วทุกมุมโลก และคาดว่าจะมีการขยายตัวเพิ่มขึ้นถึง 20% นับตั้งแต่บัดนี้ จนถึง ปี ค.ศ. 2021 โดยปัจจัยสำคัญสำหรับการเติบโตในครั้งนี้คือ การเปลี่ยนแปลงล่าสุด จากรูปแบบการใช้งานแบบ on-premise ไปเป็นแบบ SaaS (Software as a Service) หรือซอฟต์แวร์แอปพลิเคชั่นที่ให้บริการผ่านอินเตอร์เน็ต เนื่องจากโซลูชั่นบนระบบ Cloud จำนวนมาก มีตัวเลือกที่มีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่า ทั้งยังไม่ต้องเสียเวลาในการติดตั้งเครื่องมือ เพียงแค่ Login เข้ามายังหน้าเว็บไซด์ที่ต้องการจะใช้บริการ เพียงเท่านี้ก็พร้อมใช้งานได้เลย

จากผลงานวิจัยและงานสำรวจด้านการตลาด มีการคาดการณ์ไว้ ว่าธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM) จากทั่วโลก จะมีมูลค่าสูงถึง 5.21 พันล้านเหรียญสหรัฐ ภายในปี ค.ศ. 2020 คำถามก็คือ แล้วมันคืออะไร? และวิธีการที่มันจะสามารถช่วยธุรกิจในการเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อเข้าสู่ยุคดิจิตอล (Digital Transformation) นั้น ทำได้อย่างไร?

การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอลคืออะไร?

การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (Digital Asset Management) เป็นกระบวนการสำหรับจัดเก็บและจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของวิดีโอ, รูปภาพ, เพลง และมัลติมีเดียอื่น ๆ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM software) จะต้องประกอบไปด้วย “ความสามารถในการแปลงข้อมูล (Ingestion), การจัดเก็บข้อมูล (Storage), การสืบค้นข้อมูล (Retrieval), ความสามารถในการทำงานร่วมกัน (Collaboration) และการบริหารจัดการสินทรัพย์ข้อมูลตลอดวงจรชีวิต (Data Lifecycle Management) ของสินทรัพย์แบบสื่อสมบูรณ์ (Rich Media Assets)” ตามที่ Gartner ได้ระบุไว้

บางส่วนของการใช้งานโดยทั่วไป สำหรับระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM system) ได้แก่ ไลบรารีแอสเซท สำหรับ
วิดีโอหรือรูปภาพ, การบริหารการผลิต (Production management) สำหรับการจัดการกับสินทรัพย์ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว (Fast-Moving Assets) เช่นการผลิตสื่อประเภท Live ที่ปัจจุบันเปิดให้บริการบนแพลตฟอร์มต่างๆ และการบริหารแบรนด์ (Brand Management) ที่องค์กรสามารถจัดทำโลโก้และแบบอักษรให้เป็นที่ยอมรับได้อย่างง่ายดาย ระบบสำหรับการใช้งานเหล่านี้มักจะรวมถึงการจัดการกระแสงาน (Workflow Management), การบริหารโครงการ (Project Management) และเครื่องมืออื่นๆ ที่ใช้สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม (Collaboration Tools) เพื่ออำนวยความสะดวก และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เทคโนโลยี DAM สมัยใหม่ ที่สนับสนุนความต้องการด้านปริมาณและความยืดหยุ่น ผ่าน 4 รูปแบบวิธี (Modalities) ที่แตกต่างกัน มีดังนี้:

แบบที่สามารถทำงานได้ด้วยตัวเอง (Stand-alone)

ความสามารถที่หลากหลายของ DAM สำหรับงานทั่วไป ที่ถูกออกแบบมาสำหรับการผสานรวมที่มีความยืดหยุ่นและการส่งผ่านข้อมูลได้หลากหลายช่องทาง (Multichannel Output) ไปยังเว็บไซต์ที่มีอำนาจ, แบรนด์พอร์ทัล (Brand portals) และการดำเนินการทางด้านการตลาดอีกหลายช่องทาง

แบบแยกส่วน (Modular)

ประสิทธิภาพของ DAM ที่ได้มาจากตัวของมันเอง หรือจากการเป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งรวมถึงองค์ประกอบต่างๆ เช่น การจัดการเนื้อหาของเว็บไซต์ (Web Content Management), การพัฒนาแอปพลิเคชั่น (Application Development), รูปแบบและการจัดการเอกสารทางการที่ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการดำเนินงาน (Records Management), การทำงานร่วมกันขององค์กรและ Work Flow

แบบบูรณาการ (Integrated)

ความสามารถในการให้บริการด้านการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM) ที่มีการนำเสนอแบบเฉพาะ เป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งพวกมันสามารถรวมเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ได้อย่างแน่นหนา

แบบกระจายส่วน (Distributed)

ความสามารถในการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM) ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างการจัดการสินทรัพย์ทางการตลาดแบบกระจาย ผ่านช่องทางคู่ค้า, หน่วยธุรกิจ (Business unit) และพื้นที่ทางภูมิศาสตร์

การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (Digital asset management) และการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ (Business Transformation)

แม้ว่าทีมงานด้านการสร้างสรรค์และทีมการตลาด จะใช้ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (Digital Asset Management System) เป็นหลัก แต่สำหรับธุรกิจทุกขนาดที่กำลังมองหาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเวิร์กโฟลว์การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอลของพวกเขา จะได้พบกับระบบที่เป็นประโยชน์ ดังกล่าว

การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM) ที่ใช้ระบบ Cloud เป็นหลัก อาจจะเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในแง่ของการจัดการ, การแชร์และเข้าถึงเนื้อหาดิจิตอลทั้งหมดของบริษัท ตลอดจนการเก็บรักษาสารสนเทศ (Information) และข้อมูล (Data) ที่สำคัญของบริษัท ซึ่งระบบดังกล่าวมีประโยชน์สำหรับบริษัทที่ต้องการเพิ่มการสนับสนุนสำหรับการทำงานแบบ Remote working และการทำงานในแบบที่มีความยืดหยุ่น (Flexible working) เนื่องจากมันช่วยให้การแบ่งปันไฟล์และการเข้าถึงข้อมูลที่ทำได้ง่ายขึ้น ในส่วนของบุคคลที่ได้รับอนุญาตในการเข้าถึงไฟล์ที่เหมาะสมได้ โดยไม่ต้องใช้งานผ่านทางอีเมลหรือเซิร์ฟเวอร์

เนื่องจาก ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอลด้วยตัวเองนั้น เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภาพรวม ในขณะเดียวกันก็ต้องมีการปรับให้สอดคล้องกับองค์ประกอบอื่นๆ ของโครงสร้างพื้นฐานซอฟต์แวร์ เช่น โซลูชั่นเว็บคอนเทนต์ (Web Content), การทำ Digital Marketing ผ่านระบบ Cloud, แพลตฟอร์ม E-Commerce, การบริหารทรัพยากรการตลาด (Marketing Resource Management: MRM) ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล เมื่อนำทั้งหมดนี้มารวมกัน โดยใช้แนวทางแบบบูรณาการ บริษัทต่างๆ จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ในรูปแบบการนำสินทรัพย์ดิจิตอลเข้าสู่กลยุทธ์โดยรวม

นี่ความยืดหยุ่นและความสามารถในการผสานรวมกันอย่างง่ายดาย ซึ่งทำให้ผู้บริหารระดับ C-level) ขององค์กร ต่างก็ให้ความสนใจ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเปลี่ยนผ่านองค์กรเพื่อก้าวเข้าสู่ยุคดิจิตอล (Digital Transformation) เนื่องจากเป็นวิธีการทำตามขั้นตอนที่เพิ่มขึ้น แทนที่จะเป็นการกระทำที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ซึ่งนับว่าเป็นวิธีที่จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงสินทรัพย์ของบริษัทได้อย่างง่ายดาย ภายใต้การปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร ได้อย่างสอดคล้องกัน

ที่มา:www.itpro.co.uk