มาดูกันว่าเครื่องมือใด ที่จำเป็นต่อสำนักงานที่มีการทำงานแบบยืดหยุ่น?

การใช้โหมดการทำงานใหม่ หมายถึง การค้นหาฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมสำหรับงานนั้นๆ

แนวโน้มการทำงานแบบยืดหยุ่นกำลังเพิ่มสูงขึ้น พนักงานในช่วงวัย 20 ปี และ 30 ปี เริ่มให้ความสำคัญกับความสมดุลในชีวิตการทำงานมากกว่าเงินเดือนและผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อพวกเขามองหางานใหม่
ตามการสำรวจของFlexJobs พบว่าบริษัทที่สามารถให้ความยืดหยุ่นในการทำงานของพนักงานได้จะดึงดูดและรักษาความสามารถของพนักงานได้ดีกว่าบริษัทที่เคร่งครัดเรื่องเวลาเข้างาน 9 โมงเช้า และ เลิกงาน 5 โมงเย็น

แต่การทำงานแบบยืดหยุ่นนั้นก็มีความท้าทายในตัวเองเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรื่องนั้นเป็นเรื่องของเทคโนโลยี มันจึงถือว่าเป็นความโชคดีก็ว่าได้ที่ตอนนี้เรามีตัวเลือกอย่างไร้ขีดจำกัดเพื่อให้ธุรกิจได้เลือกและพิจารณา แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของบุคคล ทีม และองค์กรเอง
ในสำนักงานที่มีความยืดหยุ่น หลักการ one-size-fits-all ไม่ค่อยมีประสิทธิผลเท่าที่ควรนัก อย่างไรก็ตาม ประธานฝ่ายสารสนเทศ (CIOs) ประธานเจ้าหน้าที่บริหารฝ่ายเทคโนโลยี (CTOS) และ แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) จึงจำเป็นต้องคิดวิธีการสนับสนุนการปฏิบัติงานรูปแบบใหม่ หรือ แม้กระทั่งคิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีในมุมที่อิงจากกิจกรรมมากขึ้น
แต่ในปัจจุบันนี้ตัวเลือกมีเพิ่มมากขึ้นมากมายกว่าแต่ก่อน เราสามารถเลือกได้ว่าจะใช้อุปกรณ์ใดและใช้อย่างไรในสำนักงานเพื่อทำให้เกิดความยืดหยุ่นและมีประสิทธิผลสูงสุดต่อพนักงานในบริษัท ไม่ว่าจะเป็น แล็ปท็อป แพคเกจโปรแกรมพื้นฐานสำหรับการใช้งานในอุปกรณ์ หรือแม้กระทั่ง การสนับสนุนให้พนักงานสามารถนำอุปกรณ์มาใช้เองได้ ทั้งหมดนี้ไม่ว่าด้วยวิธีการใดวิธีการหนึ่งจะต้องเข้ากับธุรกิจของคุณอย่างแน่นอน

หลักการสำคัญ คือ การหาจุดแข็งของแต่ละแพลตฟอร์ม(platforms)และอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน แล้วจึงค่อยตัดสินใจเลือกว่าสิ่งใดเหมาะสมที่สุดกับพนักงานในแต่ละกลุ่มหรือเหมาะกับความต้องการเฉพาะส่วน
 
 

แล็ปท็อป(Laptops)

ในสำนักงานที่มีความยืดหยุ่นแล็ปท็อปได้กลายมาเป็นคอมพิวเตอร์แบบพกพา เนื่องด้วยราคาที่ย่อมเยาว์ เชื่อถือได้ แข็งแรงและทนทาน อีกทั้งยังมีขนาดหน้าจอให้เลือกหลายขนาด ทำให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานได้ตามประเภทงานที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ  เมื่อขนาดเพิ่มขึ้นความสะดวกในการพกพาก็ลดลง แต่ทั้งนี้ก็สามารถชดเชยได้ด้วยการเพิ่มความสะดวกสบายในการใช้งานและการที่มีหน้าจอชนิดนี้ก็สามารถใช้จัดการงานที่ซับซ้อนมากขึ้นได้

สำหรับบางกลุ่มแล็ปท็อปอาจจะไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดในการทำงาน หากงานนั้นจำเป็นต้องเรียกใช้แอปพลิเคชั่นที่ต้องการสมรรถภาพของอุปกรณ์ขั้นสูง อย่างไรก็ตามแล็ปท็อปสามารถเชื่อมต่อเพื่อใช้งานกับหน้าจอภายนอกและอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆได้ ดังนั้นจึงไม่ควรเหมารวม ถึงแม้จะสำหรับผู้ใช้งานขั้นสูงที่สุดก็ตาม

 

แล็ปท็อปหน้าจอพับได้ (Convertibles)

อุปกรณ์แบบ 2-in-1 และแท็บเล็ตระดับมืออาชีพที่มาพร้อมกับคีย์บอร์ดที่สามารถถอดออกได้เหมาะสำหรับผู้ใช้งานที่ใช้งานหลากหลาย เพราะง่ายต่อการพกพา มีอายุการใช้งานแบตเตอรี่ที่ยาวนาน มีทางเลือกของอินเตอร์เฟสแบบดั้งเดิมหรือแบบสัมผัสและปากกา ซึ่งมีประสิทธิผลมาก อุปกรณ์พวกนี้เหมาะสำหรับนักท่องเที่ยว นักเดินทาง และผู้ที่ต้องการความคล่องตัวในการทำงาน

ในขณะที่หน้าจอขนาดเล็กจะจำกัดความสามารถของแอพพลิเคชั่น แต่มันก็สามารถเป็นตัวเชื่อมต่อเครือข่ายหรือเป็นตัวเลือกการเชื่อมต่อเพื่อรองรับอุปกรณ์ต่อพ่วงให้กับหน้าจอใหญ่ได้
 
 

เดสก์ท็อปและเวิร์กสเตชั่น(Desktops and workstations)

แม้ในสำนักงานที่มีความยืดหยุ่น การทำงานบนหน้าเดสก์ท็อป (Desktop) ก็ยังคงมีการใช้งานอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาซอฟต์แวร์ การออกแบบ การตัดต่อวิดีโอ CAD หรือแม้กระทั่งแอปพลิเคชันที่ใช้ในทางวิทยาศาสตร์และทางการเงินก็ยังคงเจริญก้าวหน้าอย่างเต็มประสิทธิภาพบนการประมวลผลแบบมัลติคอร์ (multi-core processors) การ์ดจอ (GPUs) และหน้าจอขนาดใหญ่ ถึงแม้ว่าการทำงานบนมือถือกำลังเติบโตมากขึ้นในทุกรุ่น
 
ด้วยโรมมิ่งโพรไฟล์(roaming profiles)ใน Windows จึงเป็นเหตุผลได้ว่าทำไมโต๊ะทำงานแบบหมุนเวียน(hotdesks)หรือสภาพแวดล้อมการทำงานบางอย่างจึงควรใช้เดสก์ท็อปพีซี (desktop PCs) เนื่องจากงานที่ต้องการหน้าจอขนาดใหญ่จำเป็นที่จะต้องมีอุปกรณ์ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นมารองรับ แต่นอกจากนั้นก็ยังมีคอมพิวเตอร์แบบพกพารุ่นใหม่ๆ มีประสิทธิภาพในการทำงานสูง ถึงแม้จะใช้งานไม่ได้นาน แต่มันก็ไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่ในการทำงานเยอะเหมือนคอมพิวเตอร์
 
 

อุปกรณ์เคลื่อนที่ (Mobile devices)

ความนิยมในการใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ในการทำงานอาจส่งผลกระทบให้การทำงานบนแท็บเล็ตลดน้อยลงไป แต่สำหรับงานบางอย่าง เช่น การขาย การขนส่ง พวกเขายังคงคำนึงถึงความสะดวกสบายและการใช้งานได้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสมาร์ทโฟนที่มีบทบาทสำคัญมากในยุคปัจจุบันและได้กลายมาเป็นศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารที่มาเสริมแล็ปท็อป (Laptop) แล็ปท็อปหน้าจอพับได้ (Convertivble) และพีซี(PC)

ในบางธุรกิจ สิ่งนี้อาจหมายถึงอุปกรณ์ที่เป็นของบริษัทหรืออุปกรณ์ที่ออกในนามบริษัท ในขณะที่ธุรกิจอื่น ๆ อาจจะนำนโยบายความปลอดภัยโดยให้พนักงานนำอุปกรณ์มาเอง (BYOD) ซึ่งเป็นที่น่าคิดว่าอุปกรณ์เหล่านี้อาจจะยังต้องการสนับสนุนโครงสร้างพื้นฐาน รวมถึงจุดชาร์จอุปกรณ์ เครือข่ายไร้สายที่เข้าถึงความปลอดภัยได้ และบริการต่างๆที่พร้อมใช้งานในธุรกิจ
 
 

เครื่องพิมพ์และMFPs(Printers and MFPs)

เครื่องพิมพ์เลเซอร์ขนาดใหญ่และห้องที่เต็มไปด้วยเครื่องถ่ายเอกสารจะไม่มีอีกต่อไป เพราะทุกอย่างที่เกี่ยวกับประสิทธิภาพและการจัดการของคุณสามารถบันทึกไว้ได้บนอุปกรณ์เพียงไม่กี่เครื่อง โดยที่ใช้พลังงานและพื้นที่น้อยลง
เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น(Multi-function printers) ดูจะเป็นไปได้มากกว่าเพราะมันครอบคลุมทั้ง การพิมพ์ คัดลอก และสแกน ภายในอุปกรณ์เดียวและยังให้ประสิทธิภาพมากกว่าในเรื่องของเวิร์กโฟลว์ดิจิตอล(digital workflows)

สำหรับปริมาณงานต่อเดือนที่มากขึ้น การตลาดที่ยอดเยี่ยม หรือเอกสารที่ใช้กับลูกค้า งานพิมพ์แบบใช้เลเซอร์ก็ยังคงเป็นเทคโนโลยีที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีที่ใช้หมึกก็สามารถใช้เครื่องพิมพ์ที่มีขนาดเล็กลงได้ และได้ราคาถูกลงด้วย

ไม่ว่าทางเลือกของคุณคืออะไร ก็ควรคำนึงถึงความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และต้นทุนการเป็นเจ้าของทั้งหมดเสมอ เครื่องเลเซอร์สำนักงานราคาถูกที่คุณซื้อมา อาจมีผลเสียในระยะยาว หากมันหยุดทำงานหรือการฝ่าฝืนการรักษาความปลอดภัยที่ร้ายแรง