5 วิธีที่ใช้ในการพัฒนาสำนักงานเพื่ออนาคต

เทคโนโลยีไม่ได้เป็นเพียงปัจจัยเดียวที่ผลักดันให้พื้นที่สำนักงานของพวกเราเปลี่ยนไป

เป็นที่รู้กันว่าในปัจจุบันสำนักงานต่างๆมีการพัฒนาปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นการย้ายจากการจัดโต๊ะตามลำดับตำแหน่งไปเป็นการจัดออฟฟิศออกเป็นพื้นที่บล็อคๆเหมือนในช่วงยุค 80 หรือกลับมาจัดแบบพื้นที่เปิดโล่งที่ไม่ต้องเป็นทางการมากนัก ซึ่งการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างนี้จะถูกปรับเปลี่ยนไปตามการพัฒนาทางด้านเทคโนโลยี อย่างเช่น จากปากกาและกระดาษกลายเป็นเครื่องพิมพ์ดีด และเครื่องพิมพ์ดีดพัฒนาไปเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

แต่สำนักงานแห่งอนาคตนั้นเป็นมากกว่าแค่พื้นที่ทางกายภาพและเทคโนโลยีภายใน เนื่องจากมันยังครอบคลุมไปถึงการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานทั้งหมด ตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงวิธีการที่พนักงานทำงานกับนวัตกรรมต่างๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์(AI) และ Internet of Things ไปจนถึงการจัดการแบบใหม่ เช่นนี้แล้วสำนักงานจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรในวันนี้และพรุ่งนี้จะเปลี่ยนไปในทิศทางไหนกัน?

พื้นที่สำนักงาน

วิวัฒนาการของพื้นที่สำนักงานในช่วง 100 ปีที่ผ่านมาสามารถเปรียบได้กับวิวัฒนาการของมนุษย์ในช่วง 100 ล้านปีที่ผ่านมา เพราะการเปลี่ยนแปลงนั้นแทบจะไม่สามารถจดจำได้ โต๊ะทำงานในสำนักงานต่างๆมีความก้าวหน้า จากที่ในอดีตโต๊ะทำงานจะเป็นแบบกำแพงติดกันเพื่อแบ่งพื้นที่ทำงานเป็นเขาวงกตขนาดเล็ก แต่ในช่วงสิบปีที่ผ่านมาสำนักงานได้พัฒนาไปอีกขั้นโดยการรื้อกำแพงกั้นออก ให้กลายเป็นพื้นที่แบบเปิดแทน

แนวโน้มนี้ได้เพิ่มมากขึ้นเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในและระหว่างทีม สร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่คล่องตัว โดยการจัดสรรพื้นที่ทำงานนี้จะมีโต๊ะทำงานส่วนกลาง (hotdesking) เพื่อให้พนักงานมีอิสระในการทำงานมากขึ้น ซึ่งระบบนี้องค์กรจะมีโต๊ะทำงานและ work station ให้ โดยมีหลักการที่ว่าใครมาก่อนมีสิทธ์ได้ใช้ก่อนและไม่มีการจองหรือล๊อคไว้เพื่อบุคคลคนเดียว พื้นที่สำนักงานอาจจะแบ่งออกเป็นโซน เช่น โซนการเงิน โซนแก้ไขและอื่น ๆ และสมาชิกในทีมสามารถหมุนเวียนตำแหน่งของพวกเขาหรือเปิดพื้นที่สำนักงานทั้งหมดขึ้นมาเพื่อใช้ในการฝึกงานได้ อีกทั้งพวกเขายังสามารถจัดสรรตำแหน่งของพวกเขาเองได้นอกเหนือจากซีอีโอ(CEO)

ตัวโต๊ะทำงานเองนั้นก็สามารถเปลี่ยนไปตามความต้องการที่ทันสมัยได้ เช่น โต๊ะทำงานแบบบาร์ โต๊ะทำงานเคลื่อนที่ โต๊ะยืน หรือแม้แต่แบบ superdesk

สำนักงานแห่งอนาคตจะกลายเป็นสำนักงานที่ชาญฉลาด การออกแบบเฟอร์นิเจอร์จะสอดคล้องกับแนวโน้มการทำงานที่คล่องตัว หน้าจอและดิจิตอลไวท์บอร์ดจะยึดเข้ากับผนังและสร้างเป็นเก้าอี้ที่สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่างๆได้อย่างง่าย ซึ่งนี่ยังไม่รวมถึงพอร์ตชาร์จไร้สาย นอกจากนี้สำนักงานอัจฉริยะจะเก็บเซ็นเซอร์ IoT ไว้สำหรับให้ข้อมูลกับระบบอัตโนมัติเพื่อนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับทรัพยากรของสำนักงานทั้งในเรื่องของความร้อน การให้แสงสว่างและอื่นๆ

ท้ายที่สุดแล้วสำนักงานแห่งอนาคตจะมุ่งเน้นไปที่การเสริมสร้างความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน โต๊ะฟุตบอลและห้องเล่นเกมอาจไม่เหมาะกับวัฒนธรรมของบางองค์กร หากแต่เป็นต้นไม้จำนวนมาก แสงธรรมชาติและพื้นที่สีเขียวที่เป็นประโยชน์กับพนักงาน ทั้งช่วยในเรื่องของความคิดสร้างสรรค์และให้ความสุข

ปัจจัยความยั่งยืน

การมองให้ลึกซึงและเข้าใจแจ่มแจ้งถึงวิธีการใช้ทรัพยากรในสำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดและความสัมพันธ์กับความเป็นอยู่ของพนักงานจะทำให้ปัญหาความยั่งยืนนั้นเป็นเรื่องที่สามารถจัดการได้ง่ายมาก

ในอนาคตอันใกล้นี้อาจมีกฎระเบียบบังคับให้ผู้นำทางธุรกิจคำนึงถึงความยั่งยืนมีความสำคัญลำดับสูงสุดของธุรกิจ สำหรับบริษัทที่ต้องการก้าวไปข้างหน้า ความยั่งยืนนี้อาจต้องรวมเข้าไปอยู่ในกลยุทธ์หลักของธุรกิจ เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายในอนาคตและสร้างผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจ สิ่งแวดล้อม และสังคม

เพื่อการพัฒนาอย่างยั่งยืน เราสามารถคาดหวังได้จากการวางแผนพื้นที่ทำงาน สร้างอาคารที่มีฉนวนป้องกันความร้อนได้ดีในฤดูหนาว และระบายอากาศได้ดีเพื่อระบายความร้อนในสำนักงานในช่วงฤดูร้อนโดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องปรับอากาศ เพื่อช่วยลดปริมาณก๊าซเรือนกระจกและค่าโสหุ้ยในระยะยาว การวิจัยโดย M Moser พบว่าสำนักงานที่มีการวางแผนไว้อย่างดีสามารถประหยัดพลังงานได้ระหว่าง 20% ถึง 40%

บริษัทต่างๆจะดำเนินการอย่างยั่งยืนเพื่อรักษากำลังแรงงานที่มีประสิทธิภาพไว้ โดยในยุคปัจจุบันจะคำนึงถึงความลื่นไหลของการทำงาน รวมไปถึงสิ่งที่ต้องใช้ในการดึงดูดและรักษาพนักงานไว้ ซึ่งก็คือโครงการบำเหน็จบำนาญที่เหมาะสม สำหรับคนรุ่นใหม่ที่ต้องการสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปิดกว้าง แสงที่เหมาะสมและเป็นธรรมชาติ จะช่วยให้พวกเขาเติบโตในหน้าที่การงานและมีความภาคภูมิใจในบทบาทที่พวกเขาได้รับ ความสุขในการทำงานและความคิดสร้างสรรค์ของพนักงานจะค่อยๆเพิ่มขึ้น และสิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง

ห้องประชุมและพื้นที่สังสรรค์

พื้นที่ที่พนักงานใช้ในการพบประกันในสำนักงานแบบดั้งเดิมมี 2 ประเภท คือ พื้นที่ที่ไม่เป็นทางการ เช่น ห้องครัวหรือโรงอาหาร ที่มีการเกาะกลุ่มสนทนาเกิดขึ้น กับพื้นที่ที่เป็นทางการ เช่น ห้องประชุมเฉพาะและห้องประชุมคณะกรรมการที่ใช้ในการอภิปรายมีความสำคัญ

แต่ในปัจจุบันสำนักงานหลายแห่งได้ทำให้เส้นแบ่งระหว่างสองพื้นที่นี้ลดลง เช่น การทำงานเป็นทีมที่ไม่จำเป็นต้องเป็นทางการหรือพื้นที่ในการประชุม ในอนาคตเราสามารถคาดหวังพื้นที่โฆษณาทางสังคมที่ออกแบบเพิ่มเติมมาเพื่อส่งเสริมให้มีการมีปฏิสัมพันธ์และให้โอกาสมากขึ้นในการมีส่วนร่วมกันของเพื่อนร่วมงานนอกทีม รวมไปถึงการใช้ข้อมูล IoT เพื่อติดตามวิธีการทำงานของพนักงาน

บริษัทต่างๆยังเริ่มมองหาวิธีการเพิ่มพนักงานจากพื้นที่ห่างไกลหรือจากเพื่อนของพนักงานในสำนักงาน เช่นเดียวกันกับจอแสดงผลขนาดใหญ่ที่เราจะเริ่มเห็นการแสดงแบบโฮโลแกรมและชุดหูฟังที่เสมือนจริง ซึ่งดูเหมือนจะกลายเป็นเรื่องใหม่ที่ธรรมดาไปแล้ว

เทคโนโลยี

ไม่เพียงแค่โต๊ะทำงานและการวางตำแหน่งที่เปลี่ยนไปเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงเทคโนโลยีที่ใช้อีกด้วย อุปกรณ์ที่ใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์เดียวได้ถูกแทนที่โดยซอฟต์แวร์และการบริการ เอกสารและเนื้อหาต่างๆในตู้เก็บเอกสารก็ได้ย้ายไปเป็นซอฟต์แวร์ CRM และ HCM ซึ่งเป็นที่ถกเถียงกันว่านี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุดของเทคโนโลยี นอกจากนี้การเปิดตัวเครือข่าย อีเมล์ และเดสก์ท็อปพีซีก็ได้มีผลต่อเปลี่ยนแปลงในการออกแบบสำนักงานเช่นกัน หรือแม้แต่โทรศัพท์ที่ไม่ได้ติดตั้งเฉพาะที่ใดที่หนึ่งอีกต่อไป

การเปลี่ยนแปลงที่คล้ายกันนี้ก็กำลังเกิดขึ้น เพราะในขณะที่บริษัทย้ายจากเดสก์ท็อปพีซีไปเป็น convertables หรือแล็ปท็อปเพื่อให้พนักงานมีตัวเลือกในการสื่อสาร การรับข้อมูลต่างๆ และเครื่องมือที่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ทุกที่ เมื่อบริษัท ยอมรับการทำงานที่คล่องตัว เทคโนโลยีเหล่านี้จะเข้ามาช่วยส่งเสริมเป้าหมายของพวกเขาได้อย่างดี

นอกจากนี้เรายังสามารถคาดหวังในเรื่องการพัฒนาเพิ่มเติมที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานที่พลังในการประมวลผลที่เพิ่มขึ้นในสภาพแวดล้อมของสำนักงานและบริการอื่นๆที่ขึ้นอยู่กับคำพูด เสียง และการจดจำใบหน้า เราจะได้เห็นคนงานในทุกอุตสาหกรรมใช้ระบบความรู้ความเข้าใจหรือระบบอัจฉริยะเพิ่มมากขึ้น เช่น การดึงข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องจากข้อมูลบริษัทและเรียนรู้ว่าสิ่งที่พวกเราต้องการคืออะไร ซึ่งนั่นคือการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องมีการปรับโครงสร้างของสำนักงานต่อไป หรือวิธีการใหม่ๆสำหรับการสื่อสารกันระหว่างพนักงานที่เป็นมนุษย์กับผู้ร่วมงานใหม่ที่เป็นปัญญาประดิษฐ์

นอกจากนี้ยังมีแนวโน้มว่าเส้นแบ่งระหว่างเทคโนโลยีเสมือนจริงและกายภาพจะเริ่มรวมตัวกันในที่ทำงาน เทคโนโลยีเสมือนจริง (VR) และการเติมความเป็นจริง (AR) ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการสร้างภาพข้อมูล การตลาด การฝึกอบรม การออกแบบ และฟังก์ชั่นอื่นๆ การศึกษาหนึ่งคาดการณ์ว่าภายในปี 2020 VR จะช่วยลดค่าใช้จ่ายลงครึ่งหนึ่งเมื่อใช้ในการฝึกอบรมขององค์กร และ 15% ของช่างเทคนิคบริการภาคสนามทั้งหมดจะใช้เทคโนโลยี AR ในบางรูปแบบ

โครงสร้างพื้นฐานและการบริการ

การพัฒนาสำนักงานมีการเติบโตอย่างมากทั้งในด้านเอกสารและระบบราชการ อีกทั้งความต้องการของโครงสร้างพื้นฐานที่มารองรับ การเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีดิจิทัลและพีซี(PC)ในช่วงยุค 80 และยุค 90 ได้เปลี่ยนวิธีการจัดการข้อมูลของธุรกิจกับสถาปัตยกรรมไคลเอนท์เซิร์ฟเวอร์ (client/server architectures) และเครือข่ายที่ทำให้บริษัทต่างๆสามารถจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

และในปีที่ผ่านมาที่มีการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งด้วยบริการบนคลาวด์ (cloud-based services) ซึ่งจะลบข้อจำกัดที่เชื่อมโยงข้อมูลไปยังสถานที่หรืออุปกรณ์เฉพาะ โดยข้อมูลจะไหลจากอุปกรณ์หนึ่งไปยังอีกอุปกรณ์หนึ่ง และที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ซึ่งจะผูกสิทธิ์การเข้าถึงและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยไว้

การเติบโตของบริการคลาวด์และไฮบริดคลาวด์( cloud and hybrid cloud services)ไม่ได้ลดลงในเวลาอันรวดเร็วด้วยเครื่องมือ BI และผู้ช่วยส่วนตัวอัจฉริยะที่ไม่เพียงแต่ช่วยค้นหาข้อมูลเมื่อเราร้องขอ แต่ยังใช้แนวทางเชิงรุกมากขึ้นและผลักดันข้อมูลที่สามารถช่วยเราได้ในงานธุรกิจปัจจุบัน ในขณะเดียวกันบริการด้านความร่วมมือและแอพจะเปลี่ยนวิธีที่เราทำงานร่วมกันเพื่อให้เวิร์กโฟลว์นั้นราบรื่นไม่ว่าเราจะอยู่ในสำนักงาน ทำงานจากที่บ้าน หรือขณะเดินทาง