วิธีการสร้างรหัสผ่านเพื่อป้องกันเอกสาร Word

ป้องกันเอกสาร Word ที่ละเอียดอ่อนของคุณด้วยรหัสผ่าน

Microsoft Word เป็นโปรแกรมที่ในชีวิตเกือบทุกคนต้องใช้ในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา ตลอดหลายปีที่ผ่านมา Microsoft Word ได้เติบโตขึ้นอย่างมั่นคง เพียบพร้อมด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ มากมาย ถึงแม้ว่าคุณสมบัติบางอย่างจะไม่ค่อยเสถียรก็ตาม

สิ่งที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมจาก Word รวมถึงการเพิ่มฟีเจอร์ของการป้องกันด้วยรหัสผ่านในปี 1995 และการปรับปรุงระบบป้องกันด้วยรหัสผ่านเพิ่มอีกในปี 1997, 2007, 2010, 2013 และ 2016 ซึ่งเป็นการเพิ่มระดับการป้องกันใหม่สำหรับผู้ที่ใช้ Word ในการพิมพ์เอกสารสำคัญ

แม้ว่าฟีเจอร์นี้จะยอดเยี่ยมและใช้งานได้ง่ายเช่นเดียวกับฟีเจอร์อื่น ๆ ของ Word แต่คุณก็ต้องกดผ่านเมนูต่าง ๆ เมื่อจะใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันเอกสาร Word ของคุณ

ลืมไปได้เลยกับการค้นหา คุณสามารถเรียนรู้วิธีป้องกันเอกสาร Word ด้วยรหัสผ่านได้ง่าย ๆ ด้วยคำแนะนำของเราด้านล่างนี้

ทำไมถึงจำเป็นต้องปกป้องเอกสารของคุณด้วยรหัสผ่าน?

ผู้ใช้ Microsoft Word ส่วนใหญ่อาจจะไม่ได้ใช้รหัสผ่านในการป้องกันเอกสาร Word เป็นประจำทุกวัน แต่ก็มีเวลาที่จำเป็นต้องใช้อยู่บ้าง

ปกติแล้ว เอกสารประจำวันทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน แต่บางครั้ง ถ้าหากข้อมูลในเอกสารค่อนข้างละเอียด คุณอาจจะจำเป็นต้องป้องกันเอกสารเหล่านั้น เช่น หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่ต้องส่งจดหมายข้อเสนอการจ้างงานใหม่ และในจดหมายนั้นมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน อาทิ หมายเลขประกันสังคม หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่มีความเป็นส่วนตัว คุณอาจจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์การปกป้องเอกสารด้วยรหัสผ่าน
อีกทั้ง ข้อมูลใด ๆ ก็ตามที่มีความเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัวของบริษัทที่ก็จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านเช่นกัน เพราะถ้าหากคอมพิวเตอร์หรือระบบโดนแฮ็กรหัสผ่าน ฟีเจอร์นี้จะกลายเป็นเกราะป้องกันเอกสารอีกชั้นหนึ่ง

เอกสาร World จะได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านอย่างไร?

เมื่อคุณตั้งรหัสผ่าน ทุกคนที่พยายามจะเปิดเอกสารนั้นจะต้องป้อนรหัสผ่านก่อน หากไม่มีรหัสผ่านก็จะไม่สามารถเปิดดูเอกสารนั้นได้ และถ้าหากผู้รับเอกสารส่งต่อเอกสารที่มีรหัสผ่านไปยังบุคคลอื่น เอกสาร Word จะแจ้งให้ผู้ใช้รายใหม่ป้อนรหัสผ่านด้วยเช่นกัน

แล้วถ้าหากคุณลืมรหัสผ่านล่ะ?

ข้อเสียเพียงประการเดียวสำหรับการป้องกันด้วยรหัสผ่านของโปรแกรม Microsoft Word คือหากคุณลืมรหัสผ่านคุณจะไม่สามารถกู้คืนรหัสผ่านได้เลย และเอกสารนั้นจะสูญหายไปตลอดกาล
ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่ไม่แนะนำให้สร้างรหัสผ่านในเอกสาร แต่บริษัท Microsoft ยังแนะนำให้ผู้ใช้บันทึกรหัสผ่านไว้ที่ใดสักที่ และเก็บไว้ในที่ปลอดภัย

วิธีการสร้างรหัสผ่านเพื่อป้องกันเอกสาร Word

การป้องกันเอกสาร Word ด้วยรหัสผ่านไม่ใช่เรื่องที่ยากเกินไป แต่คุณจำเป็นต้องรู้ว่าควรจะเริ่มจากตรงไหน ข้างล่างนี้จะเป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนในการป้องกันเอกสาร Word ด้วยรหัสผ่าน พร้อมกับเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ในระหว่างการทำ

คลิกปุ่ม“ ไฟล์” ที่มุมบนด้านซ้ายของหน้าต่าง Microsoft Word
คลิก "ข้อมูล" ที่ด้านซ้ายของหน้าโปรแกรม
คลิก “ ป้องกันเอกสาร”
คลิก “เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน”
พิมพ์รหัสผ่านที่ปลอดภัยและคลิก“ ตกลง” และทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อยืนยันรหัสผ่าน

การเปลี่ยนรหัสผ่านเอกสาร Word

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ารหัสผ่านแรกที่คุณเลือกนั้นจำยากเกินไป หรือง่ายจนแฮ็กเกอร์สามารถเดาได้? ไม่มีอะไรต้องกังวล เพราะคุณสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านได้ง่าย ๆ เพียงทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นและป้อนรหัสผ่านใหม่เมื่อคุณทำถึงขั้นตอนที่ 5

ที่มา: https://bit.ly/2LPhKfV