วิธีปรับกลยุทธ์ด้านการสำรองข้อมูลให้สอดคล้องกับเทคโนโลยียุคดิจิตอล

ไม่ว่ากลยุทธ์การสำรองข้อมูล(Backup Strategy)ขององค์กรของคุณจะเดินทางไปถึงจุดไหนแล้วก็ตาม เราเชื่อว่ายังมีพื้นที่ที่จะต้องได้รับการปรับปรุงอยู่เสมอ

มันเป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าการสำรองข้อมูล (Backup) เป็นเพียงแค่การจัดเก็บสำเนาของข้อมูลและไฟล์ของคุณเท่านั้น แม้ว่าสิ่งนี้จะเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด แต่สิ่งสำคัญที่จะต้องนำมาใช้ในการพิจารณา นั่นก็คือ "จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการกู้คืน (Restore)และเข้าถึงได้ในอนาคต"

หากว่ากันด้วยเรื่องของขนาดและอำนาจทางธุรกิจแล้ว ส่วนมากธุรกิจและองค์กรขนาดใหญ่มักจะมีระบบสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะดำเนินการได้ตามความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของพวกเขา ซึ่งในบางครั้ง เราอาจจะพบว่าบริษัทที่มีขนาดเล็กและขนาดกลางอาจจะต้องเผชิญกับความล้มเหลวในเรื่องนี้ และพวกเขาก็ยังคงพยายามดิ้นรนเพื่อจะหาทางในการทำให้กลยุทธ์การสำรองข้อมูล (Backup Strategy) ของพวกเขาประสบความสำเร็จ ในขณะที่โลกก็ยังคงมีการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีต่างๆ อยู่ตลอดเวลา

วิธีที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้ เป็นข้อแนะนำบางประการในการเพิ่มประสิทธิภาพการสำรองข้อมูลของคุณ ไม่ว่ากลยุทธ์ขององค์กรของคุณจะเป็นอย่างไรก็ตาม

การจัดลำดับความสำคัญ (Prioritize)ของข้อมูล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสำรองข้อมูล

เป็นที่ทราบกันดีว่า เวลาในการกู้คืนไฟล์ (File Recovery) ที่ทำได้ช้านั้นมักเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงความไม่มีประสิทธิภาพในการสำรองข้อมูล โดยบ่อยครั้งที่พบว่าปัญหาดังกล่าวมักเกิดขึ้นจากการนำโซลูชั่นที่ไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจมาใช้ หรืออาจเกิดจากการวางแผนที่ขาดรายละเอียดและรายละเอียดปลีกย่อย (Granularity)ที่จำเป็นสำหรับประสิทธิภาพที่เหมาะสม (Optimum Efficiency)

ดังนั้น มันจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องแทนที่ด้วยกระบวนการกู้คืน (Recovery Process) ที่ไม่ได้เป็นเพียงแค่การเตรียมทุกอย่างให้พร้อมแล้วใช้งานได้ในทันที โดยที่ไม่คำนึงถึงความยุ่งยากซับซ้อนของระบบ (System Intricacy) แต่มันจะเป็นผลดีที่สุดสำหรับการจัดทำแผนที่มีความละเอียดและสลับซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกี่ยวกับระบบ,แอพพลิเคชั่น และข้อมูล (Data) ที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับการสนับสนุนและดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ (Efficiently) มากยิ่งขึ้น

โดยผลิตภัณฑ์การสำรองข้อมูลที่จะนำมารวม (Integrate) เข้าโดยตรง กับระบบเหล่านี้ (Existing Systems) ที่มีอยู่ก่อนแล้วนั้น จะเป็นตัวช่วยในกระบวนการ (Process) ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากแต่ละจุดที่มีการบูรณาการ (Integration) จะช่วยให้มีการปรับปรุงทั้งในเรื่องของประสิทธิภาพ (Efficiency), องค์กร (Organisation) และผลผลิตที่เพิ่มขึ้น (Productivity)

สามารถคาดการณ์ได้ล่วงหน้า (Predictable)

การใช้กระบวนการสำรองข้อมูลที่สอดคล้องกับธุรกิจและได้รับการทดสอบอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้ขั้นตอนการทดสอบมาตรฐาน (Standard Test) เพื่อที่จะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าการสำรองข้อมูลของพวกเขาได้รับการดำเนินการและทดสอบอย่างเหมาะสม ตามที่กล่าวมานี้หมายความว่า ปัญหาจะเกิดขึ้นน้อยมากหากมีสถานการณ์การกู้คืนข้อมูล (Recovery) เกิดขึ้นจริง

การมีขั้นตอนต่างๆ ในการบันทึกข้อมูลที่สามารถทำซ้ำแล้วซ้ำอีกได้อย่างง่ายดายในธุรกิจของคุณนั้น จะเป็นการช่วยลดช่วงเวลาการตอบสนอง (Response Time), ลดค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน (Support Costs) และลดระยะเวลาที่ระบบเกิดการขัดข้องจนทำให้ไม่สามารถทำงานต่อไปได้ (Downtime) ในที่สุด

เพื่อให้การสำรองข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงสุดและมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะไม่สูญหาย การปฏิบัติตามกฎ 3-2-1 Backup นั้น จึงเป็นเรื่องที่ดี และ 3 สิ่งที่คุณควรทำ ก็คือ

1.         ควรเก็บสำรองข้อมูลสำคัญไว้อย่างน้อย 3 ชุด โดยเก็บข้อมูลหลักที่เป็นต้นฉบับบนคอมพิวเตอร์ 1 ชุด และข้อมูลสำรอง อีก 2 ชุด บนระบบสำรอง

2.         ควรจัดเก็บไฟล์สำรองเหล่านั้นเอาไว้บนอุปกรณ์ที่แตกต่างกันอย่างน้อย2ประเภท นั่นเป็นเพราะว่าหากอุปกรณ์หนึ่งเกิดความเสียหาย อุปกรณ์ที่เหลือก็ยังคงใช้ได้ เพราะไม่ได้รับความเสียหายจากปัจจัยเดียวกัน

3.         ควรมีการสำรองข้อมูล 1ชุด แยกออกมาจากระบบขององค์กร หรือให้สำรองเอาไว้แบบ Offlineเช่น DR Site หรือ Cloud

พึงระลึกไว้เสมอว่าการ Backup เป็นหนึ่งในกิจวัตรประจำวันที่ต้องทำ

จากการสำรวจของSolarwinds MSP พบว่าผู้ตอบแบบสอบถามมากถึง 32% ให้การยอมรับว่าพวกเขาไม่ได้ทำการสำรองข้อมูลทุกวัน (Daily Backup) อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เกิดความผิดพลาดร้ายแรงเป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ ข้อมูลอาจสูญหายได้

การสำรองข้อมูลไม่ได้เป็นเพียงแค่การทำสำเนาข้อมูลเพิ่มเติมเท่านั้น แต่เป้าหมายที่แท้จริงก็คือการกู้คืนระบบให้กลับคืนมาทำงานได้อย่างปกติ (Disaster recovery) ภายหลังที่เกิดเหตุการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งที่ทำให้ระบบไม่สามารถทำงานได้ตามปกติ แต่ถ้าธุรกิจของคุณมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ มันก็จะช่วยลดระยะเวลาในการกู้คืนได้อย่างมากในกรณีที่มีเหตุการณ์ผิดปกติเกิดขึ้น เนื่องจากมันจะเป็นการทำงานที่ง่ายกว่าในการค้นหาข้อมูลสำรอง เพื่อที่จะนำมาจัดการกับเหตุการณ์การสูญหายของข้อมูลในครั้งนั้น

สาระสำคัญที่อยู่เบื้องหลังก็คือ การเปลี่ยนแปลงวิธีการสำรองข้อมูลทางธุรกิจของคุณ ด้วยการใช้บริการที่มีการนำเสนอโครงสร้างและการใช้งานที่เรียบง่าย, การเรียกใช้งานสำรองข้อมูลอย่างเป็นระบบ (Consistent) และสามารถทำซ้ำ (Repeatable) ได้ และจากการใช้โซลูชั่นทั้งหมดนี้ จะช่วยให้คุณสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงต่อกระบวนการสำรองข้อมูลขององค์กรของคุณ ได้อย่างมีนัยสำคัญ

อย่าพึ่งมั่นใจว่าข้อมูลสำคัญของคุณจะได้รับความคุ้มครอง

ในขณะที่บริษัทต่างๆ หันมาใช้บริการคลาวด์มากขึ้น ซึ่งก็มีการตั้งข้อสันนิษฐานโดยทั่วไปว่า ผู้ให้บริการผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Software as a Service) อย่าง Google Drive และ Office 365 นั้น มีการสำรองข้อมูลที่ครอบคลุม อย่างไรก็ตามแม้ว่าผู้ให้บริการจำนวนมากจะมุ่งเน้นไปที่จะปกป้องข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ จากปัญหาที่เกิดขึ้นในส่วนที่พวกเขาจะต้องรับผิดชอบ แต่ในกรณีที่ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นในส่วนของคุณ เช่น ความล้มเหลวของดิสก์ (Disk Failures) หรือภัยธรรมชาติ (Natural Disasters) ผู้ให้บริการเหล่านั้นก็ไม่สามารถช่วยคุณได้เช่นกัน

หากการโจมตีของRansomware ทำให้ไฟล์ของคุณถูกลบ หรือถ้าพนักงานของคุณลบพวกมันออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจหรือมีเจตนาร้าย อาจเป็นเรื่องยากที่จะทำการกู้คืนข้อมูล(Restore)และนี่คือเหตุผลว่าทำไมคุณจึงควรเก็บสำเนาสำรองของข้อมูลคลาวด์ชุดที่สองไว้ที่ใดที่หนึ่งโดยเฉพาะ แต่แยกออกมาจากระบบขององค์กร ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการกู้คืนข้อมูลหากมีเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในส่วนของคุณ

ติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเทคโนโลยีการสำรองข้อมูล

การสำรองข้อมูลไม่ใช่แนวคิดใหม่ แต่อันตรายของมันจากการเป็นกระบวนการที่คุ้นเคย ก็คือ มันเป็นเรื่องง่ายที่จะไม่ใส่ใจสิ่งกับสิ่งต่างๆ ที่ได้รับ แต่ถึงแม้เทคโนโลยีจะเป็นที่คุ้นเคย ในฐานะ Backup มันก็ยังคงต้องก้าวต่อไป ทั้งยังมีการคิดหาวิธีที่จะทำมันให้ดีขึ้น,ง่ายขึ้น, เร็วขึ้น และมีราคาที่ถูกลง ตัวอย่างหนึ่ง ก็คือ โซลูชั่นการสำรองข้อมูลที่เลือกใช้ระบบ Cloudเป็นตัวเลือกอันดับแรก (Cloud-first Backup) ที่กำลังเป็นวิธีที่ได้รับความนิยม ซึ่งจะช่วยประหยัดต้นทุนในการจัดเก็บสำเนาข้อมูลนอกไซต์ (Offsite)และยังเป็นการลดข้อกำหนดด้านการจัดเก็บข้อมูลในLocal Storage อีกด้วย