โปรแกรมจัดเรียงข้อมูลต้องทำเมื่อไร ทำแล้วดีอย่างไร แล้วคุณจำเป็นต้องทำไหม?

ปริมาณข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีปริมาณมากและการทำงานค่อนข้างจะมีความซับซ้อน และข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์นั้นจะถูกแปลงเป็นตัวเลข ดังนั้นการที่จะให้คอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้เร็ว การทำให้ข้อมูลเรียงกันตามหลักที่ถูกต้องก็มีส่วนอยู่มาก ดังนั้นจึงได้มีโปรแกรมจัดเรียงข้อมูล เพื่อจะช่วยในการจัดการเรียงข้อมูลในระบบให้สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น โปรแกรมนี้มีตั้งแต่ติดตั้งมาแล้วพร้อมกับระบบปฏิบัติการ หรือเป็นโปรแกรมที่สามารถดาวน์โหลดมาภายหลังได้

หลักการทำงานของโปรแกรมจัดเรียงข้อมูล

อธิบายเบื้องต้นได้ว่า มันคือการทำงานของฮาร์ดดิสก์ที่ใช้หลักการการอ่านข้อมูลบนจานแม่เหล็ก โดยข้อมูลจะถูกกระจายออกเป็นพาร์ทเล็ก ๆ ทั่วจานแม่เหล็ก เวลาทำงานก็จะเกิดการหมุนหาข้อมูลตามที่ได้รับคำสั่ง การจัดเรียงข้อมูลจะเข้ามาช่วยทำหน้าที่ให้คำสั่งที่ใช้งานบ่อย ๆ หรือมีความใกล้เคียงกันมาอยู่ใกล้กัน ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ เวลาฮาร์ดดิสก์อ่านข้อมูลถ้าชิ้นข้อมูลกระจายอยู่คนละส่วน ก็จะทำให้การอ่านล่าช้า โปรแกรมจัดเรียงข้อมูลจะช่วยให้ข้อมูลที่คล้ายกัน และแบ่งเป็นส่วน ๆ มาอยู่ใกล้กัน เวลาที่ฮาร์ดดิสก์อ่านข้อมูลจานแม่เหล็กก็จะใช้เวลาน้อยลงในการรวมชิ้นต่าง ๆ ของข้อมูล ยังมีผลในการจัดการไฟล์ขยะที่จะคืนพื้นที่เก็บข้อมูลให้กลับมาด้วย ฮาร์ดดิสก์ที่มีการใช้งานบ่อย ๆ และมีปริมาณข้อมูลมาก จานแม่เหล็กจะทำงานหนัก อาจจะทำให้ฮาร์ดดิสก์ทำงานช้าลง การจัดการด้วยโปรแกรมจัดเรียงข้อมูลจะทำให้การทำงานของฮาร์ดดิสก์เร็วขึ้นได้นั่นเอง

ขั้นตอนการใช้งานโปรแกรมจัดเรียงข้อมูล ควรทำเมื่อไหร่ ทำได้อย่างไร

ถ้าจะถามว่าควรจะใช้โปรแกรมจัดเรียงข้อมูลตอนไหน แนะนำว่าเมื่อมีใช้งานโปรแกรมขนาดใหญ่อยู่บ่อย ๆ เช่น การตัดต่อวีดีโอ ตกแต่งภาพ รวมเป็นถึงกลุ่มเกมเมอร์ที่ชอบการเล่นเกมกราฟิกโหด ๆ ที่ทำให้ข้อมูลต่าง ๆ มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลาดเวลา ควรจะทำการจัดเรียงข้อมูล 1 ครั้งในทุกสัปดาห์ ส่วนการใช้งานทั่ว ๆ ไปแบบพนักงานออฟฟิศ แนะนำว่าทำเดือนละครั้งก็เพียงพอ
โปรแกรมจัดเรียงข้อมูล มีอยู่แล้วตอนที่ลงระบบปฏิบัติการ ก่อนจะเปิดใช้โปรแกรมให้ปิดโปรแกรมอื่นทั้งหมดก่อน บันทึกไฟล์งานต่าง ๆ ให้เรียบร้อย และการจัดเรียงข้อมูลนั้นเราจะเลือกทำทีละไดร์ฟ มีขั้นตอนดังนี้

เลือกเมนู Start >Program
เลือก Accessories > System Tools > Disk Defragmenter
จะพบโปรแกรมจัดเรียงข้อมูล ให้เลือก drive ที่ต้องการ แล้วปุ่ม Defragment โปรแกรมจะเริ่มทำงาน
ระหว่างโปรแกรมทำงาน ห้ามเปิดใช้งานโปรแกรมหรือไฟล์อื่นในคอมพิวเตอร์ ระยะเวลาทำงานของโปรแกรมขึ้นอยู่กับขนาดของ drive ยิ่งถ้าไม่เคยจัดเรียงข้อมูลมานานแล้ว จะใช้เวลาค่อนข้างนานหลายชั่วโมง ให้คุณปล่อยให้โปรแกรมทำงาน แล้วละจากหน้าจอไปทำอย่างอื่นก่อนได้เลย

การใช้โปรแกรมจัดเรียงข้อมูลถือเป็นอีกวิธีในการดูแลคอมพิวเตอร์ด้านซอฟต์แวร์ ช่วยให้สามารถทำงานได้เร็วขึ้น กำจัดขยะที่ไม่จำเป็นออกจากฮาร์ดิสก์ และทำให้ฮาร์ดดิสก์ทำงานได้เร็วขึ้น การทำงานโดยรวมของคอมพิวเตอร์ก็จะเร็วขึ้นด้วย