RPA

RPA Solution: เปลี่ยนงานซ้ำ ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ

ทุกวันนี้องค์กรจำนวนมากยังคงเผชิญกับ งานที่ซ้ำซาก ใช้เวลานาน และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล, ตรวจสอบเอกสาร, การทำรายงาน หรือการดูแลลูกค้า งานเหล่านี้ไม่เพียงแต่สร้างภาระให้พนักงาน แต่ยังทำให้ต้นทุนสูงและประสิทธิภาพลดลง

RPA Solution (Robotic Process Automation) คือโซลูชันที่ช่วยเปลี่ยนงานเหล่านี้ให้เป็น ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ ด้วยซอฟต์แวร์บอทที่ทำงานแทนมนุษย์ได้ ตลอด 24/7/365 ช่วยให้องค์กรทำงานได้เร็วขึ้น แม่นยำขึ้น และคุ้มค่ามากขึ้น

RPA คืออะไร?

RPA (Robotic Process Automation) คือเทคโนโลยีที่ใช้ ซอฟต์แวร์บอท ทำงานตามขั้นตอนซ้ำ ๆ ที่มีรูปแบบชัดเจน เช่น กรอกข้อมูล, ย้ายไฟล์, สร้างรายงาน หรือส่งการแจ้งเตือน ซึ่งบอทสามารถทำงานได้ทั้ง

•

Attended Automation

บอทช่วยทำงานร่วมกับพนักงาน

•

Unattended Automation

บอททำงานอัตโนมัติแบบไร้คนดูแล

RPA ทำงานอย่างไร?

วิเคราะห์กระบวนการ

เลือกงานที่ซ้ำ ๆ และเหมาะกับอัตโนมัติ

ออกแบบ Workflow

ใช้เครื่องมือ No-code / Low-code เพื่อสร้างขั้นตอน

ซอฟต์แวร์บอททำงานแทนมนุษย์

กรอกข้อมูล, คลิกปุ่ม, ย้ายไฟล์

ตรวจสอบและรายงานผล

ทุกการทำงานถูกเก็บ Log และแสดงผลบน Dashboard

ประโยชน์ของ RPA Solution

•

ลดต้นทุน

บอท 1 ตัวทำงานแทนพนักงาน 3 - 5 คน

•

ลด Human Error

งานถูกต้องตาม Workflow

•

เพิ่ม Productivity

พนักงานมีเวลาโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์

•

Training ง่าย

บอทช่วยสอนงานใหม่แบบ Step-by-step

•

ความปลอดภัยสูง

รองรับ Role-based Access และ Audit Log

•

ขยายได้รวดเร็ว

เพิ่ม/ลดบอทได้ตามความต้องการธุรกิจ

ตัวอย่างการใช้งาน RPA (Use Cases)

1. ฝ่ายบุคคล (HR)

Onboarding พนักงานใหม่อัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงาน:

พนักงานใหม่ส่งข้อมูล (ชื่อ, ที่อยู่, เลขบัตร, เอกสารประกอบ) ผ่านฟอร์มออนไลน์

บอทนำข้อมูลกรอกลงระบบ HR, Payroll และระบบ IT Access พร้อมสร้างอีเมล / User Account อัตโนมัติ

บอทส่งอีเมล Welcome พร้อมคู่มือพนักงานใหม่ไปยังอีเมลของพนักงาน

บอทแจ้ง HR Manager ให้ตรวจสอบสถานะและอนุมัติ

ผลลัพธ์: ลดขั้นตอน Manual → ลดเวลา Onboarding จาก 2 วันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง

สร้างรายงานการเข้า-ออกงาน

บอทดึงข้อมูลจากระบบบันทึกเวลา (Time Attendance)

รวมข้อมูลการเข้า-ออกของพนักงานแต่ละคน

จัดทำรายงาน Excel/PDF ส่งให้ HR Manager และผู้บริหาร

ได้รายงานตรงเวลา, ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ

2. ฝ่ายการเงินและบัญชี (Finance & Accounting)

Invoice Processing อัตโนมัติ

ลูกค้าส่งใบแจ้งหนี้เข้ามาทางอีเมล

บอทเปิดไฟล์ > ใช้ OCR (อ่านตัวอักษร) > ดึงข้อมูลสำคัญ (เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้, ชื่อบริษัท, จำนวนเงิน)

กรอกข้อมูลเข้า ERP/ระบบบัญชีอัตโนมัติ

ส่งแจ้งเตือนทีมการเงินตรวจสอบและยืนยัน

สรุปรายงานรายรับ-รายจ่าย

บอทดึงข้อมูลธุรกรรมจากระบบ ERP และธนาคาร

จัดหมวดหมู่รายรับ/รายจ่าย

สร้างรายงานสรุปเป็น Dashboard หรือไฟล์ PDF/Excel

ส่งอีเมลให้ CFO ทุกสิ้นเดือน

ลด Human Error และเร่งปิดงบได้เร็วขึ้น

3. งานด้านกฎหมายและสัญญา (Contract & Compliance)

ติดตามสถานะสัญญา

บอทอ่านข้อมูลสัญญาที่บันทึกในระบบ DMS (Document Management System)

ดึงวันหมดอายุสัญญา > บันทึกในปฏิทินอัตโนมัติ

ส่งอีเมลแจ้งเตือนล่วงหน้า 30/60/90 วันให้ฝ่ายกฎหมาย

ทำ KYC อัตโนมัติ

ลูกค้าใหม่ส่งข้อมูล (บัตร, หนังสือจดทะเบียน, เอกสารประกอบ)

บอทตรวจสอบกับฐานข้อมูลสาธารณะ (Blacklist, Watchlist)

สร้างรายงาน Compliance ส่งให้ทีมตรวจสอบ

อัปเดตสถานะในระบบ CRM

ปิดดีลเร็วขึ้น ลดความเสี่ยงเรื่องกฎหมาย/ฟอกเงิน

4. ฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service)

Ticket Automation

ลูกค้าส่งอีเมล/แบบฟอร์มแจ้งปัญหาเข้ามา

บอทสร้าง Ticket ในระบบ Helpdesk พร้อมเลขอ้างอิง

ส่งอีเมลตอบกลับลูกค้าอัตโนมัติ พร้อม SLA (ระยะเวลาตอบกลับ)

FAQ Automation

บอทวิเคราะห์ Ticket ที่ซ้ำ ๆ กัน

สร้าง Knowledge Base / FAQ ให้พนักงานและลูกค้าเข้าถึงได้เอง

อัปเดตคำตอบอัตโนมัติเมื่อมีการแก้ไข

ลูกค้าได้รับการตอบสนองเร็วขึ้น ลดภาระ Call Center

5. ฝ่าย IT / Operation

System Monitoring

บอทตรวจสอบ Health Check ของเซิร์ฟเวอร์ (CPU, RAM, Network) ทุก 5 นาที

หากพบ Error > สร้าง Incident Ticket + แจ้งผ่านอีเมล/Line/Teams

เก็บ Log การแจ้งเตือนทั้งหมดเพื่อ Audit

Backup Log

บอทสำรองข้อมูลและ Log File ทุกสิ้นวัน

ย้ายไฟล์ไปยังระบบ Cloud หรือ NAS

ตรวจสอบความถูกต้อง (Checksum) และยืนยันในรายงาน

ลดภาระงานประจำของทีม IT และเพิ่มความมั่นใจด้าน Business Continuity

6. ฝ่ายขายและการตลาด (Sales & Marketing)

Quote-to-Cash Automation

ทีมขายสร้างใบเสนอราคา (Quote)

บอทตรวจสอบข้อมูลลูกค้า + ส่วนลดใน CRM

แปลง Quote > ใบสั่งซื้อ (Order) > ใบแจ้งหนี้ (Invoice) อัตโนมัติ

อัปเดตสถานะการชำระเงินให้ทีมขายแบบ Real-time

Lead Management

ลูกค้ากรอกฟอร์มบน Facebook / Line OA / Website

บอทดึงข้อมูล Lead เข้า CRM อัตโนมัติ

ส่งอีเมลต้อนรับและมอบหมาย Lead ให้ Sales Rep

ติดตาม Conversion และอัปเดตสถานะการขาย

ทีมขายปิดดีลได้เร็วขึ้น มีข้อมูลลูกค้าที่ถูกต้องครบถ้วน

ทำไมต้อง QuickServ RPA Solution?

QuickServ คือ ผู้ให้บริการโซลูชันครบวงจร ตั้งแต่ต้นจนจบ:

•

วิเคราะห์และออกแบบ Workflow

•

ติดตั้งและปรับใช้ RPA ในองค์กร

•

อบรมทีมงานให้ใช้งานได้เอง

•

บริการดูแลและซัพพอร์ตหลังการใช้งาน

RPA ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือช่วยลดงานซ้ำ ๆ แต่คือ กุญแจสำคัญของ Digital Transformation ที่ช่วยองค์กรลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และยกระดับการทำงานให้ทันสมัย

หากองค์กรของคุณพร้อมเปลี่ยนงาน Routine ให้เป็นระบบอัตโนมัติ ติดต่อ QuickServ วันนี้เพื่อเริ่มต้นเส้นทาง RPA เริ่มเร็วกว่า ก้าวไกลกว่า ปลอดภัยกว่า